จะรู้ได้ยังไงว่า งานอะไรสำคัญที่สุด

งานที่ผมทำมีความรับผิดชอบหลายด้านครับ ... แต่ละด้านก็สำคัญๆทั้งนั้น บางทีผมก็งงๆกับตัวเองว่า งานที่ดองอยู่บนโต๊ะทั้งหมดเนี่ย อะไรสำคัญที่สุด อะไรควรจะหยิบมาทำก่อน

ที่ผ่านๆมาก็ใช้วิธีดูจาก Dead Line ครับ แล้วก็ไล่ทำที่ละ Dead Line ไปเรื่อยๆ แต่ว่ามันก็มีปัญหาคือ มันเครียดอ่ะ เครียดที่ต้องผจญกับ Dead Line อยู่เรื่อยๆ 

พอไปถามเจ้านายว่า งานใหนควรทำก่อน เค้าก็ตอบมาตามความคิดเค้า แต่สำหรับเราบางทีมันก็ไม่ใช่อ่ะ เราเป็นคนลงมือทำงาน เรารู้สึกว่าอีกงานน่าจะต้องทำก่อนนะ ... 

การทำงานแบบที่ผมทำเค้าเรียกว่า Fire Fighting ครับ คือ ดับไฟเฉพาะหน้าไปเรื่อยๆ แต่ไม่ได้ไปดับที่ต้นตอของไฟ

ผมลองๆไปค้นในเนตดู แล้วก็เจอหนังสือเล่มนึงครับ น่าสนใจมากๆ เกี่ยวกับวิธีจัดลำดับงาน หนังสือชื่อว่า "First Things First" ครับ

ในหนังสือนี้ เค้าสอนหลักการแบ่งงานออกเป็นสี่ประเภท โดยทำเป็น Matrix ระหว่าง Important vs Urgent ลองดูนะครับว่า ตารางหน้าตามันเป็นยังไง

คือเมื่อเราได้งานออกมา สี่หมวดแล้วเนี่ย เค้าแนะนำอย่างนี้ครับ

สำคัญที่สุด -  งานที่ Important & Not Urgent - สำคัญเพราะว่า เราควรจะทำมันก่อนที่มันจะ urgent ครับ ^ ^

เราต้องแบ่งเวลาในแต่ละวันทำงานประเภทนี้ให้เยอะที่สุดเท่าที่จะทำได้ 

สำัคัญอันดับ 2 -  งานที่ Important & Urgent - อันนี้ต้องรีบทำทันทีครับ อย่ารอ เพราะมัน urgent ตัวอย่างงานแบบนี้ก็เช่น ไฟไหม้บ้าน หรือ โทรศัพท์จากลูกค้า เป็นต้น

สำคัญอันดับ 3 - งานที่ Not Important & Urgent - งานแบบนี้อย่าเสียเวลาทำเองครับ มอบหมายใ้ห้ชาวบ้านทำไปเลย แต่ถ้าไม่รู้จะมอบหมายให้ใคร ก็ลองจัดๆดูแล้วกันครับ อย่าไปสนใจมาก

สำคัญอันดับโหล่ -  งานที่ Not Important & Not Urgent - งานแบบนี้ทิ้งไปเลยครับ อย่าไปสนใจ

********************************************************

ผมลองเอาระบบนี้มาจัดความสำคัญของงาน พบว่าเวิร์คเลยนะครับ ทำให้เรามั่นใจไ้ด้มากขึ้นเวลาเลือกงานแต่ละชิ้นมาทำ แล้วพอเราใช้ระบบนี้ทำงานไปเรื่อยๆ งานที่มัน urgent ก็จะค่อยๆลดลง เพราะเราทำมันตั้งแต่เนิ่นๆแล้ว

********************************************************

ไอ้ตารางนี้ดังมาก จากหนังสือรือ 7-Habit ครับ จนคนทั่วไปคิดว่า เจ้าของหนังสือนี้คิดตารางนี้ขึ้นมาก แต่ว่าจริงๆแล้ว คนที่คิดขึ้นมาชื่อว่า Dr. Eisenhower  ... โลกก็แบบนี้หล่ะครับ คนคิดไม่ค่อยดัง ^ ^"

********************************************************

PigPog PDA: วิธีการจัดการสมุดโน๊ตแบบง่ายๆ

ผมมีปัญหาส่วนตัวอย่างนึงครับ คือผมรู้สึกว่าผมใช้ "สมุดโน๊ต" ได้ไม่เต็มที่เท่าไหร่ ของที่จดไปก็วุ่นวายสับสนไปหมด บางทีก็หาไม่เจอบ้างว่าจดอะไรลงไปเมื่อไหร่

แต่ผมเป็นพวกชอบคิดด้วยการเขียน เคยหัดไปเขียนใ่ส่เศษกระดาษ แล้วก็เก็บๆเศษกระดาษไว้ ก็เหมือนกันครับ แต่สุดท้ายก็ทิ้งสมุดโน๊ตไม่ได้ เพราะต้องบันทึกการประชุม แล้วหลายๆครั้ง นั่งคิดขีดๆเขียนๆในสมุดโน๊ตก็สนุกดี เพราะว่า ผมอยากให้สมุดโน๊ตผมมีทุกอย่างในตัว ไม่อยากมีหลายหลายๆระบบให้ปวดหัว

วันก่อนผมเจอ วิธีการจัดการสมุดโน๊ตแบบง่ายๆมาจากในเนตครับ เค้าเรียกวิธีนี้ของเค้าว่า PigPog PDA ครับ

ใช้ง่ายดีนะ ทำให้สมุดโน๊ตของเราเป็นระบบขึ้น ใช้ง่ายขึ้น ซึ่งผมก็เอามาประยุกต์นิดหน่อย ผมว่าโอเคเลยที่เลย ลองอ่านกันดูนะครับ

สิ่งที่ต้องมี

• สมุดโน๊ต
• โพสอิตหลายๆอัน
• ปากกา

หลักการ

• เขียนเลขหน้ากำกับไว้ทุกหน้า

• เราจะบันทึกการประชุม หรือ สิ่งที่ต้องจดต่างๆ จาก"หน้ามาหลัง" - หน้าสุดท้ายเอา เอาโพสอิตแปะข้างกระดาษไว้

• เราจะขีดๆเขียนๆสิ่งที่เราคิด หรือ ไอเดียต่างๆ จาก"หลังมาหน้า" - หน้าสุดท้ายเอา เอาโพสอิตแปะข้างกระดาษไว้ (แต่ผมใช้เป็นสายขั้นหน้า ที่เค้าติดมาให้กะหนังสือแล้ว)

• หน้าใหนที่จะค้างคาอยู่ ต้องการ Action ก็เอาโพสอิต แปะไว้ขอบกระดาษด้านบน

• หน้าใหนเป็น reference ต้องการไว้อ้างอิง ก็เอาโพสอิต แปะไว้ขอบกระดาษด้านล่าง

ที่นี้ เราก็จะมีเรื่องที่จดแยกออกเป็นสองส่วนชัดเจน ไม่ปนกัน คือหน้ากับหลัง โพสอิตที่แปะไว้ด้านข้าง ก็จะช่วยให้เรา เปิดไปหน้าสุดท้ายได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาหา

เรื่องที่ต้องการ Action หรือ reference ก็มีโพสอิต แปะแยกไว้ ให้เรากลับมาหาได้ทันที

ส่วนประโยชน์ของเลขหน้าคือ เวลาเราเขียนเรื่องๆต่างๆ เราก็เขียนโยงกลับไปมาว่า เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับหน้าใหนบ้าง

เห็นมั้ยครับ ง่ายๆ แล้วก็ทำให้สมุดโน๊ตเราเป็นระบบขึ้น ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันดูนะครับ ^ ^


**********************************************************

อันนี้เป็นลิ้งของเจ้าของไอเดีย PigPog PDA
http://pigpog.com/2007/01/20/pigpogpda-a-moleskine-hacked-into-a-complete-system/#Introduction

GTD Trick: Pile-File การจัดเก็บเอกสารแบบ เก็บง่าย-หาเจอไว

ผมเป็นคนมีปัญหากับการจัดเก็บเอกสารครับ หลักๆเลยก็ คือ เก็บแล้วหาไม่เจอ

บางทีก็จำไม่ได้ว่าอยู่ตรงใหน พอจะพยายามจัดให้เป็นระบบ ก็มานั่งงงอีกว่าควรจะจัดเข้าหมวดใหน แล้ว พอจะหาอีกก็ดันจำไม่ได้ว่าวันก่อนใส่แฟ้มอะไรไว้

จนมาวันนี้ได้เจอคลิปนึงในยูทูปครับ เค้าแนะวิธีการจัดเก็บเอกสารแบบที่ เก็บง่ายๆ และ หาเจอไว ใช้สมองน้อย (เหมาะกับผมมากครับ) ... ผมเลยจะเอามาแนะำนำให้ดูกัน

หลักการนะครับ

ถ้าได้ดูคลิปยูทูปแล้วจะรุ้เลยว่า เค้าได้ีมีการทำการวิจัยไว้ ว่าการเก็บเอกสารนั้นมีหลักๆอยู่ 2 แบบ ซึ่งเค้าก็วิจัยออกมาแล้ว ได้ผลแบบนี้ครับ

1. File คือการจัดเอกสาร "เป็นหมวดหมู่"

1. ข้อดี - หาง่าย, ข้อมูลเก็บเป็นระบบ
2. ข้อเสีย - เหนื่อยในการจัดเก็บ, ต้องคอยรักษาระบบการจัดเก็บไว้, บางทีก็ทำให้ไม่กล้าจะทิ้งเอกสาร, บางทีก็ซักแต่ว่าจัดเก็บโดยไม่สนใจเนื้อหา และ บางทีก็จัดหมวดหมู่เยอะเกินไป

2. Pile คือการจัดเอกสารแบบ "กองทับๆกัน"

1. ข้อดี - หาข้อมูลล่าสุดได้ทันที (เพราะมันอยู่บนสุด), ไม่ปวดหัวเวลาจัดเก็บ และ ทิ้งง่าย
2. ข้อเสีย - ระบบนี้จะเริ่มไม่ดีทั้งทีถ้า กองเอกสารสูงเกินไป หรือ เยอะเกินไป

แต่ละแบบก็มีข้อดีข้อเสียต่างกันครับ แต่ว่าจะดีกว่ามั้ย ถ้าเราจะเอาข้อดีของทั้ง 2 ระบบมารวมกันไปเลยคือ

1. จัดเํก็บง่าย
2. เรียงลำดับชัดเจนก่อนหลัง
3. แบ่งเป็นหมวดหมู่
4. มีระบบคอยเตือน
5. หาง่าย

ฟังดูสุดยอดเลยใช้มั้ยครับ ลองมาดูกันว่า ทำยังไง

เค้าได้คิดระบบที่ชื่อว่า Pile-File system ขึ้นมาครับ เป็นการจัดเก็บเอกสารที่เอาทั้งสองลักษณะที่ผมว่าไปแล้วมารวมกัน

วิธีการง่ายมากครับคือ 

1. ไปหาแฟ้มมา 1 อันครับ ทำใบปะหน้า เขียนเป็นหมวดหมู่ที่เราต้องการจะจัดไว้
2. มีเอกสารอะไรเข้ามา ก็เจาะรูแล้วเก็บซ้อนทับๆกันไปเลย โดยที่ของใหม่ก็อยู่บน
3. เอกสารใหนตรงกับหมวดหมู่ใหนที่เราจัดไว้ ก้เอา Post-it อันเล็กๆ มาแปะข้างกระดาษ ให้ตรงแนวเดียวกับ หมวดหมู่ที่เราเขียนไว้ในหน้าแรก

จบแล้วครับ!!!!!!

ที่มารูปครับ http://www.robsprotips.com

ทีนี้เวลาเราจะดูเอกสารที่เกี่ยวกับหมวดใหน เราก็เปิดไปตรงPost-Itที่แปะไว้ของหมวดนั้น อยากรู้ว่าเรื่องใหม่สุด ก็ไปดูที่ Post-it อันบนสุด 

หรือถ้าเรื่องใหนตรงกับหลายหมวด ก็แปะ Post-it ไปสองอันเลยครับ

ทีนี้ แล้วเราจะรู้ยังไงว่า เอกสารในที่ต้องการActionจากเรา ... คนสอนเค้าก็บอกว่า ให้ตั้งหมวดนึงชื่อว่า Action แล้วเอกสารใหนต้องการ Action ก้แปะ Post-it ลงไปให้ตรงกับหมวดนี้ ถ้าทำเสร็จแล้วก็เอาออก

เสร็จแล้วครับ ... เห็นมั้ยครับ ... เก็บง่าย หาเจอไว้ ... สุดยอดมากๆ 

แล้วก็เพื่อที่จะช่วยให้เราหาเอกสารเจอได้ง่ายขึ้น เค้าก็แนะนำให้เราเขียนเลขกำกับไว้ด้วยว่า แผ่นนี้เลขอะไร เวลาเรากลับมาหาอีกที จะได้หาเจอได้ไวขึ้น

ถ้าใครอยากจะศึกษาแบบละเอียด ก็เข้าไปดูได้ใน ยูทูปนี้เลยครับ (เสียงคนสอนชวนง่วงหน่อยนะครับ)

หรือไม่ก็เข้าไปอ่านได้ในเวปของเจ้าของเค้าเลยครับ

http://www.robsprotips.com/

เรื่องที่เกี่ยวข้อง
GTD Trick: วิธีแก้ลืม

GTD Stage: ฝ่าด่านอรหันต์

GTD เนี่ย พอได้ลองๆใช้ดูแล้ว มันก็เหมือนกับการเล่นเกมส์แบบนึงนะครับ

คือ GTD มันเป็นsystemครับ เค้าได้แบ่งออกเป็น Stage ทั้งหมด 5 Stage ซึ่งเราจะต้องเคลียร์แต่ละ Stage ไปให้ได้ ถึงจะเข้าสู่ชั้นต่อไป มาดูกันครับว่าแต่ละ Stage มีอะไรบ้าง

• GTD Stage1 - Collect
• GTD Stage2 - Process
• GTD Stage3 - Organize
• GTD Stage4 - Review
• GTD Stage5 - Do

ทีนี้ลองมาอ่านกันครับว่า แต่ละStage คืออะไร? ผมได้วงๆใน Workflow ให้ดูด้วยนะครับ เพื่อที่ทุกท่านจะได้เข้าใจมากขึ้นว่า แต่ละ Stageนั้นอยู่ตรงใหนของ Workflow

GTD Stage 1 - Collect

ลุง David Allen สอนไว้ครับว่า ตอนแรกสุดเนี่ย เราต้อง List งานทั้งหมดของเรารวมไว้ในที่เดียว โดยในขั้นตอนนี้ เราทำแค่รวบรวมงาน (Task) ทั้งหมด โดยไม่ต้องไปสนใจว่า เราจะต้องทำอะไรกับงานนั้นๆ

ลุงเค้ายังแนะนำต่อว่า เราควรจะมี Inbox เดียว คือ รวบรวมงานทั้งหมดที่ต้องทำในทีีๆเดียว ไม่ใช่ว่าจดใส่โน่นนี้เลอะเทอะไปหมด ... แต่ว่าลุงแกก็ไม่ได้ใจร้ายขนาดนั้น เพราะบางทีเราจดงานในคอมก็สะดวกดี บางทีจดใส่กระดาษก็ง่ายกว่า

ดังนั้นลุงเลยบอกว่า ให้มี Inbox ให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นได้ แต่ว่า ก็มากเพียงพอที่จะเอาไว้จดงานได้ทุกเวลา

อย่างของผมเองก็มี 2 inbox ครับ คือ ในสมุดโน๊ต ไว้จดเวลาไม่ได้อยู่หน้าคอม กับ ในคอม ซึ่งไว้จดบันทึกงานจากอีเมลล์

GTD Stage2 - Process

ทีนี้เมื่อเราจดบันทึกงานหมดแล้ว เราก็คว้าเอาคาถา 4D ที่ผมเล่าไปแล้ว มาใช้ครับ โดยเลือกงานมาพิจารณาทีละชิ้น

ลุงแกแนะนำว่า เวลาพิจารณางานเนี่ย ก็ดูงานจากบนลงล่างไปเลย ง่ายดี แล้วก็ไม่หลุดด้วย ^ ^

GTD Stage3 - Organize

งานที่ผ่านตะแกรง 4D ของเรามาแล้วเนี่ย สิ่งที่จะเหลืออยู่ก็ List 4 ประเภท คือ

• Project - งานที่ต้องการหลายขั้นตอนกว่าจะเสร็จ
• Calendar - งานหรือสิ่งที่ต้องทำในวันหรือเวลาที่กำหนดไว้
• Next Action - สิ่งที่จะต้องทำให้เสร็จทันที 
• Waiting For - งานที่ต้องรออะไรบา้งอย่างอยู่

ในขั้นตอนนี้ เราก็มาจัดการงานต่างๆ จดบันทึกลงให้เรียบร้อย แต่จริงๆแล้วตอนที่ผมทำนะ ตอนที่เราอยู่ในขั้นที่ 2 คือ Process เนี่ย เมื่อเราพิจารณางานชิ้นนั้นๆแล้วว่าจะทำยังไง เราก็ Organize มันไปในตัว ทำให้ปรกติแล้วพอเสร็จ Process เราก็ Organize ไปเรียบร้อยแล้ว 

GTD Stage4 - Review

Review เนี่ย ก็แบ่งเป็นหลายระดับครับ

• Daily Review หรือ บ่อยที่สุดเท่าที่ทำไ้ด้ - Calendar กับ Next Action
• Weekly Review - ทบทวนทุกอย่าง เพื่อทำให้listทั้งหมดนั้นอัพเดทครับ ดูว่ามีอะไรตกหล่นมั้ย
• Review Long Term Goal - ทบทวนดูว่า โปรเจคของเรายังเป็นไปตามเป้าหมายดีหรือเปล่า

GTD Stage5 - Do

ทีนี้เราก็มาเลือกทำงานแล้วครับ ว่าจะทำอะไรก่อนหลัง อันนี้เราก็มาเลือกเอาเองตามความเหมาะสมครับ ว่าทำอะไรก่อนหลังเพราะอะไร

ลุง David บอกไว้ว่า งานที่จะทำเนี่ย หลักๆก็แบ่งออกเป็น 3 แบบ คือ

• ทำงานที่วางแผนไว้แล้ว
• ทำงานด่วนที่แทรกเข้ามา
• ย้อนกลับไปทำstage ต่างๆของ GTD ใหม่ เพื่อให้ list ของเราอัพเดทครับ

Blog ชักจะเริ่มยาวแล้ว พอก่อนดีกว่า ^ ^"
เดี๋ยวโอกาสหน้า ผมจะมาเล่าลงรายละเอียดของแต่ละ Stage ให้ฟังนะครับ

อ่านบล๊อกผมแล้วอาจจะไม่เข้าใจ เพราะผมก็เีขียนไปเรื่อยๆตามความเข้าใจอ่ะครับ ถ้าเป็นไปไ้ด้ก็ไปหาซื้อหนังสือของลุงเค้ามาอ่านเลยดีกว่าครับ ... ถือว่าเป็นการอุดหนุนลุงเค้าด้วย ^ ^

เรื่องที่เกี่ยวข้อง

4D คาถาศักดิ์สิทธิ์ของสาวก GTD