คาถานี้ชื่อว่า 4D ครับ ... คาถานี้ถือว่าเป็นหัวใจของ GTD เลยทีเดียว ถ้าใครเข้าใจแล้ว ก็สามารถประยุกต์เอา GTD ไปใช้ได้ตามต้องการ ... เหอๆๆ ฟังดูเว่อร์ดีมั๊ย ^ ^ ...
http://www.hsc.csu.edu.au/entertain/industry/core/manage/3457/time.htm
ลองมาดูกันครับว่า 4D คืออะไร
ขอเท้าความนิดหน่อยครับ ... เรื่องมันมีอยู่แบบนี้ครับ คือว่า เวลาเราทำงานเนี่ย GTD เค้าสอนให้เราบันทึกงาน (Task) ที่จะต้องทำทั้งหมดลงใน inbox โดยเราไม่ต้องไปคิดหรือจัดการอะไรทั้งสิ้น ประมาณว่า จดๆๆๆๆลงไปให้หมด ซึ่ง inbox นี้ จะเป็นกระดาษ เป็นไฟล์word หรืออะไรก็ได้ ไม่ต้องสนใจมาก หน้าที่ของเราคือ จดทุกอย่างที่ต้องทำเท่าที่นึกได้ทั้งหมดลงไป
ตอนนี้เราก็จะได้งานทั้งหมดที่ต้องทำละ แล้วเราจะทำยังไงกับมันหล่ะทีนี้
ลุง David Allen เค้าสอนว่า ให้หยิบงานขึ้นมาดูทีละชิ้น พร้อมทั้งให้บริกรรมคาถา 4D ซึ่งคาถานี้ก็คือ ขั้นตอนการจัดการงาน (Task) 4 ขึ้น ได้แก่
- Delete - ถ้างาน (Task) นี้ไม่ความสำคัญกับชีวิตเรา ขยำมันทิ้งไป แล้วลืมมันซะ
- Do - ทำงานทันทีเลย ถ้าเป็นงานขั้นตอนเดียว และ สามารถทำเสร็จใน 2 นาที
- Delegate - ถ้างานนี้ต้องการActionจากคนอื่น เราถึงจะทำต่อได้ ก็ให้ส่งต่อให้คนนั้น แล้วบันทึกเป็น "Waiting For" ไว้
- Defer - ตอนนี้งานที่เหลืออยู่จะเป็น งานที่ต้องการActionจากเราและใช้เวลาทำมากกว่า 2 นาที หรือว่า งานที่ต้องการหลายขั้นตอนกว่าจะเสร็จ ... งานเหล่านี้ ลุง Allen บอกว่า ให้เราเขียนว่า Next Action ของมันคืออะไร แล้วจดไว้
เราจะใช้คาถา 4D นี้กับงานทีละชิ้น จนหมด ทีนี้ในตอนสุดท้ายเราจะมีงานบางส่วนที่ได้ทิ้งไปแล้ว หรือ ทำเสร็จไปแล้ว โดยงานที่เหลืออยู่ก็จะมีแค่
- งานที่รอActionจากชาวบ้าน กับ
- งานที่เราต้องทำเอง ซึ่งเราก็ได้list ไว้หมดแล้ว่า Next Action ของงานแต่ละชิ้นมีอะไรบ้าง
ทีนี้เราก็ค่อยมาดูที่ Next Action ของเรา แล้วก็เลือกเอาว่า เราจะทำอะไรก่อนหลัง
จบแล้วครับ คาถา 4D สำหรับชาว GTD ผมก็หวังว่า ทุกๆท่านคงจะเข้าใจได้ไม่ยาก ที่ผมเล่าไปนี้ก็เป็นคำอธิบายแบบคร่าวๆอ่ะครับ อยากเข้าใจแบบลึกๆ ก็ลองไปดูที่ Workflow (จากโพสที่แล้ว) ได้ครับ หรือถ้าจะให้ดี ก็ซื้อหนังสือของลุงมาอ่านเลยครับ ^ ^
เรื่่องที่เกี่ยวข้อง
GTD Stage: ฝ่าด่านอรหันต์
เรื่่องที่เกี่ยวข้อง
GTD Stage: ฝ่าด่านอรหันต์
No comments:
Post a Comment