สร้าง To Do List ด้วยเทคนิค 3 +2

ทุกวันนี้ผมใช้ Todo List ในการจัดการงานส่วนตัวอยู่ครับ แต่ไม่รู้เวรกรรมอะไร งานมันเยอะ แล้วก็ทำไม่เคยทัน จนผมคิดว่า "งานเนี่ยก็เหมือนหญ้า ตัวเราเหมือนควาย ... ควายกินหญ้าไม่ทัน..."

ก็ทดลองหาวิธีมาจัดการงานตัวเองอยู่เรื่อยๆครับ ค้นหาเทคนิคดีๆมากใช้ ... ก็ใช้ได้บ้างไม่ได้บ้าง และ ผมก็ได้ไปเจอเทคนิคนึงที่น่าสนใจก็เลยเอามาแชร์ให้อ่านๆกันครับ

เทคนิคนี้ชื่อว่า 3 + 2

3 + 2 เป็นวิธีการสร้าง To Do List ของวันนั้นๆครับ โดยที่เราต้องทำก็คือ ไปนั่งดู To Do List ของงานทั้งหมดที่เราจะต้องทำ แล้วก็เลือกเอาแค่ "งานใหญ่ 3 งาน" และ "งานเล็ก 2 งาน" มาทำในวันนั้นๆ งานที่เหลือช่างหัวมันครับ เอาไว้ทำวันพรุ่งนี้

ง่ายดีมั้ยครับ จบแล้วครับ ... งานเรามันยากอยู่แล้ว ทำไมเราจะต้องทำให้ To Do List มันยากด้วยหล่ะครับ จริงมั้ย

วิธีนี้จะช่วยให้เรา

• concentrate กับงานที่จำเป็นจะต้องทำได้จริงๆ โดยที่ไม่ต้องไปนั่งปวดหัวกับงานที่เหลือทั้งหมด ไม่ต้องมั่วแต่เลื่อนงานนั้นไปเรื่อยๆไม่มีวันจบ
• เราจะสามารถ Focus อยู่กับงานที่เราทำได้ (เพราะ list มันสั้น ไม่ยาวเหยียดจนปวดหัว)
• ถ้ามีงานด่วนงานแทรก เราก็สามารถปรับแต่ง To Do List ได้ง่าย ไม่งง ไม่ปวดหัว

(ข้อดีนี้เป็นตามแบบของผมนะครับ :P)

ที่มา http://blog.101ideas.cz/posts/the-3+2-rule.html

GTD Stage: ฝ่าด่านอรหันต์

GTD เนี่ย พอได้ลองๆใช้ดูแล้ว มันก็เหมือนกับการเล่นเกมส์แบบนึงนะครับ

คือ GTD มันเป็นsystemครับ เค้าได้แบ่งออกเป็น Stage ทั้งหมด 5 Stage ซึ่งเราจะต้องเคลียร์แต่ละ Stage ไปให้ได้ ถึงจะเข้าสู่ชั้นต่อไป มาดูกันครับว่าแต่ละ Stage มีอะไรบ้าง

• GTD Stage1 - Collect
• GTD Stage2 - Process
• GTD Stage3 - Organize
• GTD Stage4 - Review
• GTD Stage5 - Do

ทีนี้ลองมาอ่านกันครับว่า แต่ละStage คืออะไร? ผมได้วงๆใน Workflow ให้ดูด้วยนะครับ เพื่อที่ทุกท่านจะได้เข้าใจมากขึ้นว่า แต่ละ Stageนั้นอยู่ตรงใหนของ Workflow

GTD Stage 1 - Collect

ลุง David Allen สอนไว้ครับว่า ตอนแรกสุดเนี่ย เราต้อง List งานทั้งหมดของเรารวมไว้ในที่เดียว โดยในขั้นตอนนี้ เราทำแค่รวบรวมงาน (Task) ทั้งหมด โดยไม่ต้องไปสนใจว่า เราจะต้องทำอะไรกับงานนั้นๆ

ลุงเค้ายังแนะนำต่อว่า เราควรจะมี Inbox เดียว คือ รวบรวมงานทั้งหมดที่ต้องทำในทีีๆเดียว ไม่ใช่ว่าจดใส่โน่นนี้เลอะเทอะไปหมด ... แต่ว่าลุงแกก็ไม่ได้ใจร้ายขนาดนั้น เพราะบางทีเราจดงานในคอมก็สะดวกดี บางทีจดใส่กระดาษก็ง่ายกว่า

ดังนั้นลุงเลยบอกว่า ให้มี Inbox ให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นได้ แต่ว่า ก็มากเพียงพอที่จะเอาไว้จดงานได้ทุกเวลา

อย่างของผมเองก็มี 2 inbox ครับ คือ ในสมุดโน๊ต ไว้จดเวลาไม่ได้อยู่หน้าคอม กับ ในคอม ซึ่งไว้จดบันทึกงานจากอีเมลล์

GTD Stage2 - Process

ทีนี้เมื่อเราจดบันทึกงานหมดแล้ว เราก็คว้าเอาคาถา 4D ที่ผมเล่าไปแล้ว มาใช้ครับ โดยเลือกงานมาพิจารณาทีละชิ้น

ลุงแกแนะนำว่า เวลาพิจารณางานเนี่ย ก็ดูงานจากบนลงล่างไปเลย ง่ายดี แล้วก็ไม่หลุดด้วย ^ ^

GTD Stage3 - Organize

งานที่ผ่านตะแกรง 4D ของเรามาแล้วเนี่ย สิ่งที่จะเหลืออยู่ก็ List 4 ประเภท คือ

• Project - งานที่ต้องการหลายขั้นตอนกว่าจะเสร็จ
• Calendar - งานหรือสิ่งที่ต้องทำในวันหรือเวลาที่กำหนดไว้
• Next Action - สิ่งที่จะต้องทำให้เสร็จทันที 
• Waiting For - งานที่ต้องรออะไรบา้งอย่างอยู่

ในขั้นตอนนี้ เราก็มาจัดการงานต่างๆ จดบันทึกลงให้เรียบร้อย แต่จริงๆแล้วตอนที่ผมทำนะ ตอนที่เราอยู่ในขั้นที่ 2 คือ Process เนี่ย เมื่อเราพิจารณางานชิ้นนั้นๆแล้วว่าจะทำยังไง เราก็ Organize มันไปในตัว ทำให้ปรกติแล้วพอเสร็จ Process เราก็ Organize ไปเรียบร้อยแล้ว 

GTD Stage4 - Review

Review เนี่ย ก็แบ่งเป็นหลายระดับครับ

• Daily Review หรือ บ่อยที่สุดเท่าที่ทำไ้ด้ - Calendar กับ Next Action
• Weekly Review - ทบทวนทุกอย่าง เพื่อทำให้listทั้งหมดนั้นอัพเดทครับ ดูว่ามีอะไรตกหล่นมั้ย
• Review Long Term Goal - ทบทวนดูว่า โปรเจคของเรายังเป็นไปตามเป้าหมายดีหรือเปล่า

GTD Stage5 - Do

ทีนี้เราก็มาเลือกทำงานแล้วครับ ว่าจะทำอะไรก่อนหลัง อันนี้เราก็มาเลือกเอาเองตามความเหมาะสมครับ ว่าทำอะไรก่อนหลังเพราะอะไร

ลุง David บอกไว้ว่า งานที่จะทำเนี่ย หลักๆก็แบ่งออกเป็น 3 แบบ คือ

• ทำงานที่วางแผนไว้แล้ว
• ทำงานด่วนที่แทรกเข้ามา
• ย้อนกลับไปทำstage ต่างๆของ GTD ใหม่ เพื่อให้ list ของเราอัพเดทครับ

Blog ชักจะเริ่มยาวแล้ว พอก่อนดีกว่า ^ ^"
เดี๋ยวโอกาสหน้า ผมจะมาเล่าลงรายละเอียดของแต่ละ Stage ให้ฟังนะครับ

อ่านบล๊อกผมแล้วอาจจะไม่เข้าใจ เพราะผมก็เีขียนไปเรื่อยๆตามความเข้าใจอ่ะครับ ถ้าเป็นไปไ้ด้ก็ไปหาซื้อหนังสือของลุงเค้ามาอ่านเลยดีกว่าครับ ... ถือว่าเป็นการอุดหนุนลุงเค้าด้วย ^ ^

เรื่องที่เกี่ยวข้อง

4D คาถาศักดิ์สิทธิ์ของสาวก GTD

แอบดูโต๊ะทำงานของลุง David Allen

ผมไปเจอคลิปนี้มาจาก YouTube ครับ เห็นว่าน่าสนใจดีเลยเอามาฝาก เป็นคลิปโต๊ะทำงานของลุง David Allen ครับ

เราลองมาดูกันสิว่า โต๊ะของเจ้าพ่อ GTD จะเป็นยังไง ^ ^

4D คาถาศักดิ์สิทธิ์ของสาวก GTD

โพสที่แล้วผมเล่าเรื่อง Workflow ของ GTD (Getting Things Done) ไปแล้วแบบคร่าว(มากๆ) ความจริงโพสนี้ก็กะว่า จะมาเล่าให้ฟังถึงรายละเอียดของ Workflow แต่คิดไปคิดมาแล้วผมว่า เรามาคุยกันถึงคาถาของสาวก GTD กันก่อนดีกว่า

คาถานี้ชื่อว่า 4D ครับ ...​ คาถานี้ถือว่าเป็นหัวใจของ GTD เลยทีเดียว ถ้าใครเข้าใจแล้ว ก็สามารถประยุกต์เอา GTD ไปใช้ได้ตามต้องการ ... เหอๆๆ ฟังดูเว่อร์ดีมั๊ย ^ ^ ...

ที่มารูปครับ
http://www.hsc.csu.edu.au/entertain/industry/core/manage/3457/time.htm

ลองมาดูกันครับว่า  4D คืออะไร

ขอเท้าความนิดหน่อยครับ ... เรื่องมันมีอยู่แบบนี้ครับ คือว่า เวลาเราทำงานเนี่ย GTD เค้าสอนให้เราบันทึกงาน (Task) ที่จะต้องทำทั้งหมดลงใน inbox โดยเราไม่ต้องไปคิดหรือจัดการอะไรทั้งสิ้น ประมาณว่า จดๆๆๆๆลงไปให้หมด ซึ่ง inbox นี้ จะเป็นกระดาษ เป็นไฟล์word หรืออะไรก็ได้ ไม่ต้องสนใจมาก หน้าที่ของเราคือ จดทุกอย่างที่ต้องทำเท่าที่นึกได้ทั้งหมดลงไป

ตอนนี้เราก็จะได้งานทั้งหมดที่ต้องทำละ แล้วเราจะทำยังไงกับมันหล่ะทีนี้

ลุง David Allen เค้าสอนว่า ให้หยิบงานขึ้นมาดูทีละชิ้น พร้อมทั้งให้บริกรรมคาถา 4D ซึ่งคาถานี้ก็คือ ขั้นตอนการจัดการงาน (Task) 4 ขึ้น ได้แก่

1. Delete -  ถ้างาน (Task) นี้ไม่ความสำคัญกับชีวิตเรา ขยำมันทิ้งไป แล้วลืมมันซะ
2. Do - ทำงานทันทีเลย ถ้าเป็นงานขั้นตอนเดียว และ สามารถทำเสร็จใน 2 นาที
3. Delegate - ถ้างานนี้ต้องการActionจากคนอื่น เราถึงจะทำต่อได้ ก็ให้ส่งต่อให้คนนั้น แล้วบันทึกเป็น "Waiting For" ไว้
4. Defer - ตอนนี้งานที่เหลืออยู่จะเป็น งานที่ต้องการActionจากเราและใช้เวลาทำมากกว่า 2 นาที หรือว่า งานที่ต้องการหลายขั้นตอนกว่าจะเสร็จ ... งานเหล่านี้ ลุง Allen บอกว่า ให้เราเขียนว่า Next Action ของมันคืออะไร แล้วจดไว้

เราจะใช้คาถา 4D นี้กับงานทีละชิ้น จนหมด ทีนี้ในตอนสุดท้ายเราจะมีงานบางส่วนที่ได้ทิ้งไปแล้ว หรือ ทำเสร็จไปแล้ว โดยงานที่เหลืออยู่ก็จะมีแค่ 

1. งานที่รอActionจากชาวบ้าน กับ 
2. งานที่เราต้องทำเอง ซึ่งเราก็ได้list ไว้หมดแล้ว่า Next Action ของงานแต่ละชิ้นมีอะไรบ้าง 

ทีนี้เราก็ค่อยมาดูที่ Next Action ของเรา แล้วก็เลือกเอาว่า เราจะทำอะไรก่อนหลัง

จบแล้วครับ คาถา 4D สำหรับชาว GTD ผมก็หวังว่า ทุกๆท่านคงจะเข้าใจได้ไม่ยาก ที่ผมเล่าไปนี้ก็เป็นคำอธิบายแบบคร่าวๆอ่ะครับ อยากเข้าใจแบบลึกๆ ก็ลองไปดูที่ Workflow (จากโพสที่แล้ว) ได้ครับ หรือถ้าจะให้ดี ก็ซื้อหนังสือของลุงมาอ่านเลยครับ ^ ^


เรื่่องที่เกี่ยวข้อง


GTD Stage: ฝ่าด่านอรหันต์

GTD: Workflow นี้คือไฉน?

ลุง Allen ได้สอนเราไว้ครับว่า หลักของ GTD คือ เราจะทำงานปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าเราไม่ต้องไปค่อยพะวงถึงงานอื่นๆ และ เราจะไม่พะวงถึงงานอื่นๆได้ ก็ต่อเมื่อ เรามั่นใจว่า งานที่ยังไม่ได้ทำนั้น จะถูกทำในเวลาที่เหมาะสม

งงมั้ย? ..... สรุปคือ ถ้าเรามีระบบจัดการอะไรซักอย่างที่เราไว้ใจแล้ว เราก็จะไม่กังวลถึงงานที่ยังไม่ได้ทำ เพราะเรามั่นใจแล้วไง ว่าเดี๋ยวงานนั้นได้ทำแน่ ไม่มีพลาด ..... ถ้ายังงงก็ไม่เป็นไร เพราะผมก็งงอยู่เหมือนกันตอนอ่าน GTD ครั้งแรกๆ ^ ^"

ทีนี้ ลุงเค้าได้สอนครับ ว่าระบบที่ไว้ใจได้นั้นเป็นยังไง ลองมาดูกันครับ

อันนี้เป็นรูป Workflow ของ GTD ที่ดูแล้วเข้าใจง่ายมากเลยครับ ไม่เยอะไป ไม่น้อยไป กำลังดีเลย แต่ถ้าใครอยากจะดูแบบละเอียดๆ หรือ เป็นภาพสี ก็หาในgoogleได้ มีเพียบ!!!

http://www.google.com/images?q=GTD+workflow&um=1&hl=en&biw=1064&bih=585&tbs=isch:1&tbas=0&source=lnt&sa=X&ei=AHiDTeyTIc7NrQeFqIjPCA&ved=0CAYQpwUoAA

เดี๋ยวไว้ผมจะมาอธิบายในpostหน้านะครับ ว่าWorkflowนี้ทำงานอย่างไร ^ ^

เรียนGTDฟรี กับลุง David Allen

ลุง David Allen ได้เคยไปสอนเรื่อง GTD ให้กับพนักงาน Google ครับ

ทีนี้ทางGoogleเค้าก็ได้อัดวิดีโอไว้ แล้วก็ได้เมตตาเอามาแชร์ลงใน Youtube ซึ่งก็ถือว่าเป็นบุญของพวกเราเลยครับ ที่ทำให้ได้มีสิทธิ์ฟังคุณลุงเค้าสอนเรื่อง GTD

ลุงเค้าสอนได้สนุก และ เนื้อหาละเอียดเข้าใจง่ายมากครับ ลองฟังกันดูนะครับ ภาษาอังกฤษที่ลุงเค้าพูดก็ไม่ได้ฟังยากอะไรเท่าไหร่

เทคนิคบริหารเวลาด้วย GTD

GTD ย่อมากจากคำว่า Getting Things Done ครับ

Getting Things Done เนี่ยเป็นระบบการจัดการการทำงานครับ (Time Management) ครับ ที่ถูกคิดค้นมาโดยคุณลุง David Allen

หลักการคร่าวๆที่ลุงเค้าสอนไว้ก็คือ คนเรานั้นจะยังหยุดคิดเรื่องงานไม่ได้ ตราบเท่าที่เรื่องงานนั้นยังไม่ได้รับการจัดการอะไรซักอย่าง ซึ่งผลการจากเราต้องพะวงถึงงานนั้น จะทำให้เราทำงานที่กำลังทำอยู่ได้ไม่ดี และก็นำไปสู่ความเครียดในที่สุด!!!

ลุงแกบอกว่า ที่เราหยุดคิดเรื่องงานไม่ได้เนี่ย หลักๆก็เพราะว่า เรายังจะต้องคิดว่าต้องทำอะไรกับงานนั้นๆบ้าง อาจจะกลัวลืมทำบ้าง เป็นต้น ที่นี้มันก็เครียด แต่ว่าถ้าเรามีระบบอะไรซักอย่างที่สมองของเรามั่นใจว่า เมื่อเอางานนี้เข้าไปในระบบนี้แล้ว งานนั้นจะได้รับการทำอย่างเหมาะสมในเวลาที่ถูกต้อง ที่นี้เราก็จะสามารถมาจดจ่อและตั้งใจทำงานปัจจุบันได้อย่างเต็มที่

สโลแกนของลุงคือ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ...​. ฟังดูเท่ห์ดีทีเดียวเลยนะ
แล้วทีนี้เราจะไม่เครียดได้ยังไงหล่ะ? ลุงAllenได้สอนไว้ครับ โดยแบ่งออกได้เป็น 2 เรื่องหลักๆคือ

1. Control 
1. GTD นั้นได้มีระบบการจัดการงาน (Work Flow) ที่เอาไว้จัดการงานทุกประเภท!!!
2. GTD ได้แนะนำระบบการจัดเก็บข้อมูล เอกสารต่างๆ ให้เราเก็บได้ง่าย หาเจอได้ง่าย ดั่งพลิกผ่ามือ!!!
2. Perspective
1. GTD ได้แนะนำระดับของมุมมองในการใช้ชีวิต โดยแบ่งไว้ถึง 6 ระดับ อันนี้จะช่วยให้เราเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่า อะไรคือสิ่งท่ีสำคัญ สำหรับช่วยในการตัดสินใจ

แต่ว่า แต่อันนั้นมีรายละเอียดอะไรบ้าง เดี๋ยวผมจะมาทะยอยเล่ให้ฟังครับ  ^ ^

ผมอยากจะแนะนำให้ทุกท่านหาซื้อหนังสือเล่มนี้มาเก็บไว้อ่านเลยครับ อยากจะบอกว่าเป็นหนังสือที่ทุกคนต้องมีไว้ข้างกาย เพราะมันช่วยเหลือชีวิตของเราได้จริงๆครับ

ลิ้งด้านล่างนี้เป็นลิ้งจาก Amazon ครับ
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

ที่มาของ Blog

ผมทำงานเป็นวิศวกรธรรมดาครับ ชีวิตในแต่ละวันของผมค่อนข้างยุ่งมาก มีอีเมลล์เข้ามาวันนึงๆนับไม่ถ้วน มีงานหลักที่ต้องทำให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด แถมมีงานแทรกเข้ามาเป็นระยะ ทั้งเป็นปัญหาที่ต้องแก้ทันที หรือเป็นพวกคำขอร้องจากแผนกอื่นๆ

ที่มีผมก็เกิดเป็นปัญหาขึ้นมาครับ คือ ทำงานไม่ทัน!!! งานมันล้นมือไปหมด ทุกอย่างดูมีความสำคัญไปหมด เลือกทำไมถูก สิ่งที่ควรจะทำ ก็ไม่ได้ทำ เพราะมัวแต่เสียเวลาทั้งวันไปกับงานแทรกบ้าง หรือ ทำงานที่คิดว่าสำคัญ(แต่ไม่สำคัญจริง)บ้าง งานที่ทำไปก็เหมือนกับดับเพลิงอ่ะครับ ทำได้ ดับแค่ไฟเฉพาะหน้า แต่ไม่ได้ไปดับไฟที่ปัญหาจริงๆ

ช่วงนั้นกลับบ้านดึกครับ แล้วก็มาทำงานแต่เช้าด้วย แต่ว่างานก็ไม่เคยหมดซักที ยอมรับเลยครับว่าเครียดมาก จนถึงขนาดต้องไปหาหมอ และคุณหมอท่านก็แนะนำให้พักการทำงานลง และ ปล่อยวางงานซะบ้าง ...​ ซึ่งผมก็ปล่อยวางงานไม่ค่อยได้ครับ แบบว่าจิตใจมันคิดถึงแต่เรื่องงาน

จริงๆแล้วตอนนั้นผมก็มีระบบจัดการทำงานของผมนะ แต่มันเป็นแค่ Todo List แบบง่ายๆ ที่ตอนหลังก็เป็น List ที่วุ่นวายสับสนไปหมด ... ผมเลยตัดสินใจค้นคว้าดูในอินเตอร์เนตว่า เค้ามีวิธีจัดการเวลา จัดการการทำงานแบบใหนบ้างมั้ย ที่ทำได้ง่ายๆ และ ได้ผลดี

ซึ่งผมก็ได้มาเจอกับวิธีการจัดการที่เรียกว่า "Getting Things Done" ครับ หรือเรียกย่อๆว่า "GTD" ระบบนี้เป็นระบบที่ฝรั่งเค้าชอบกันมาก อ้างอิงถึงเยอะ ผมเลยลองทำตามดู แล้วก็พบว่า ชีวิตผมดีขึ้นเยอะเลยที่เดียว

แต่ที่ผมเซ็งอยู่อย่างเดียวคือ ผมหาเวปภาษาไทยเกี่ยวกับเรื่องนี้ไม่ค่อยเจอเลยครับ เลยตัดสินใจทำบล๊อกเกี่ยวกับ GTD ขึ้นมาซะเลย ... ผมก็ไม่ใช้ผู้เชี่ยวชาญอะไรนักหรอกนะครับ ที่จะทำก็คือ ศึกษาไปเขียนไป ^ ^ มีอะไรแนะนำ ก็เชิญเลยนะครับ ถือว่าแลกเปลี่ยนกัน