เคยมีมัยครับทีว่า พอเก็บเอกสารแล้ว กลับหาไม่เจอ ทั้งๆที่ตอนเก็บก็จัดระบบอย่างดี แต่ดันหาไม่เจอตอนจะหยิบอีกครั้ง หรือ ไม่ก็ลืมไปบ้างว่าต้องใช้เอกสารนี้
สิ่งที่ต้องการ
- "แฟ้มแขวน" 43 อัน
- เขียนชื่อแฟ้ม 31 อันแรกด้วยตัวเลข โดยแฟ้มที่1ก็ใส่เลข1 แฟ้มที่2ก็ใส่เลข2 ทำไปเรื่อยๆจนครบ31
- เขียนชื่อแฟ้นอีก 12 อันที่เหลือด้วย ชื่อเดือน ไล่ไปเรื่องตั้งแต่ Jan จนถึง Dec
การจัดแฟ้ม
สมมุติว่าวันนี้คือวันที่ 16 Jan นะครับ
- วันนี้วันที่เท่าไหร่ ให้เอาแฟ้มเลขที่ของวันนั้นมาแขวนอันแรก เช่นวันนี้วันที่ 16 ก็เอาแฟ้ม16 ขึ้นเป็นอันแรก แล้วก็แขวนต่อมา ด้วยแฟ้มตัวเลขถัดมาจนถึง31
- เอาแฟ้มชื่อเดือนหน้า มาวางต่อวันที่31 ซึ่งก็คือ แฟ้ม Feb นั่นเอง
- เอาแฟ้มเลข1 มาแขวนต่อจากFeb แล้วเอาแฟ้มตัวเลขมาแขวนต่อๆกันจนหมดตัวเลข
- เอาแฟ้นเดือนที่เหลือมาแขวนจนหมด โดยเรียงเดือน
16 17 18 ... 29 30 31 Feb 1 2 3 ... 13 14 15 Mar Apr May ... Nov Dec Jan
ความหมายของแต่ละแฟ้มนี้ ก็คือ วันที่ต่างๆของเดือนนั่นเองครับ เช่นแฟ้ม 17 ก็หมายถึง วันที่17 ของเดือนนี้ครับ
ใช้ยังไง
- ง่ายมากครับ เอกสารใหนของเราต้องใช้ในวันใหน เราก็เอาไปเสียบในช่องของวันนั้นเลยครับ เช่น มีประชุมวันที่ 19 เอกสารต่างๆที่ต้องใช้ในการประชุมก็เสียบในวันที่ 19
- ถ้าเอกสารนั้นใช้ในอีกหลายเดือนข้างหน้า เราก็เอาไปเสียบในเดือนนั้นไว้ก่อน
- ทุกเช้า ก็ เปิดดูแฟ้มของวันนี้ว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องใช้
- ขึ้นวันใหม่ ก็เอาแฟ้มเมื่อวานไปต่อแถวข้างหน้า
- ขึ้นเดือนใหม่ ก็เอาเอกสารทั้งหมดในแฟ้มเดือน มากระจายลงวันต่างๆที่ต้องใช้
จบแล้วครับ ง่ายมั้ยครับ แค่นี้ เอกสารต่างๆ ก็จะไปรอเรา ในวันที่เราต้องการ โดยที่เราไม่ต้องไปปวดหัวคอยจดคอยจำว่า จะใช้อะไรวันใหนบ้าง
ลองดูคลิปข้างล่างนี้ครับ อาจจะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ^ ^"
