GTD+R: GTDสไตล์ญี่ปุ่น!!!

GTD เป็นหลักการครับ ใครจะเอาไปใช้ยังไงก็เป็นเรื่องของแต่ความชอบ ความถนัดของแต่ละคน

วันนี้ผมขอแนะนำวิธีการประยุกต์ GTD แบบนึงให้รู้จักกันครับ เรียกว่า "GTD+R" มันมาจากคำเต็มๆว่า GTD+Rhodia

วิธีนี้คิดค้นขึ้นโดยชาวญี่ปุ่นครับ เค้าเอาหลักการ GTD ไปรวมเข้ากับเกมส์การ์ด ... เราคงจะพอจะรู้นะครับ ว่า คนญี่ปุ่นเค้าชอบเล่นเกมส์การ์ดมาก แบบพวกไ่พ่ยูกิอะไรแบบนี้ เราลองมาดูกันนะครับ ว่า เค้าผสมกันออกมาหน้าตาเป็นยังไง

สิ่งที่ต้องเตรียม

• กระดาษแผ่นเล็กๆที่เรียกกันว่า Rhodia notepads หรือจะตัดกระดาษเองก็ได้ ขนาดแผ่นละประมาณ ใส่กระเป๋าเสื้อได้
• ไป Download PDF ไฟล์ตามลิ้งนี้มาเลยครับ แล้วปริ้นออกมา  http://gtd-r.blogspot.com/2007/01/download.html
• ทีนี้ที่เราจะได้มาหลักๆก็คือ 
• Field
• Pocket - ให้พับตามวิธี ที่อยู่ในลิ้ง pdf ของ Pocket นะครับ

การใช้งาน

• ตอนนี้เราจะมีของอยู่ 3 อย่างคือ กระดาษแผ่นเล็กๆ กระดาษField และ Pocket หลายอัน
• Pocket แต่ละอันจะมีชื่อกำกับไว้ เช่น Today, Week เป็นต้น
• เมื่อมีงานที่จะต้องทำ เราก็เขียนใส่กระดาษแผ่นเล็กๆไว้ เก็บรวมรวมทั้งหมดไว้ใน Inbox (หรือนี่คือขั้น Collecting นั่นเอง)
• เมื่อถึงจะจัดการว่าจะทำอะไรกับง่านนั้นๆ (Process) เราก็มาดูว่างานนี้ต้องการทำอะไร แล้วก็ใช้ตามหลักการ Process ของ GTD 
• อันไหนต้องทำวันนี้ก็เสียบไว้ใน Pocket: Today
• อันไหนจะต้องทำอาทิตย์นี้ก็ไปเสียบ Pocket: Week.
• สรุปง่ายๆคือ กระจายงานต่างๆลง Pocket ต่างๆครับ 
• พอถึงเวลาจะทำงานจริงๆ เมื่อเราจะดูว่า ต้องทำงานอะไรบ้าง เราก็แค่หยิบ Pocket: Today ออกมาดู แล้วก็เลือกงานมาำทำ
• ทุกๆวันก็ คอยรีวิวไอ้ Pocket: Weeks
• ทุกๆอาทิตย์ ก็คอยรีวิวไอ้ Pocket: Month 
• ส่วน Pocket อื่นๆ ก็รีวิวเรื่อยๆตามความเหมาะสม เช่นทุกเดือนเป็นต้น

จบแล้วครับ เข้าใจง่ายดีมั้ยครับ

ข้อดีของ GTD+R คือ มันพกติดตัวไปได้ทุกที เราสามารถย้ายstatus ของงานไปยัง status ต่างๆได้ง่าย โดยไม่ต้องขีดฆ่าให้วุ่นวาย และ งานประเภทเดียวกันก็อยู่ด้วยกันเป็นระบบ ที่สำคัญคือ สนุกด้วย (ถ้าใครชอบเล่นอะไรแบบนี้อ่ะนะ)

ผมเคยเลยใช้ดูแล้วครับ ใช้อยู่นานเลย ผมว่า ดีเลยทีเดียวหล่ะ แต่สุดท้ายตอนหลังผมเลิกใช้ไปเพราะขี้เกียจตัดกระดาษ .... อันนี้ผมผิดเอง ไม่ได้หมายความว่าระบบมันไม่ดี ^ ^"

**********************************************

พี่ญี่ปุ่นคนคิด เค้าได้ทำคลิปง่ายๆสอนวิธีเล่น GTD+R ให้ดูครับ

อันนี้เป็นวิธีพับ Pocket ครับ

**********************************************

ลิ้งของคุณเจ้าของวิธีครับ สอนวิธีใช้ละเอียดมาก แถมยังให้ Download ฟรีด้วย (น่ารักมากๆ)

http://gtd-r.blogspot.com/

43 Folders - วิธีทำให้เอกสารโผล่มาในเวลาที่ต้องการ

เคยมีมัยครับทีว่า พอเก็บเอกสารแล้ว กลับหาไม่เจอ ทั้งๆที่ตอนเก็บก็จัดระบบอย่างดี แต่ดันหาไม่เจอตอนจะหยิบอีกครั้ง หรือ ไม่ก็ลืมไปบ้างว่าต้องใช้เอกสารนี้

ลุง David Allen ได้สอนวิธีการจัดการเอกสารไว้วิธีนึงครับ ... ลุงเค้าเรียกวิธีนี้ว่า 43 Folders วิธีนี้จะช่วยให้เอกสารที่เราต้องการนั้น โผล่ออกมาเองในเวลาที่เราต้องการ !!!! ฟังดูไม่เชื่อไม่มั้ยครับ ลองมาดูกันว่าวิธีนี้ทำยังไง

ที่มาของรูปครับ http://www.flickr.com/photos/davidreber/743315224/in/faves-33975938@N04/

สิ่งที่ต้องการ

1. "แฟ้มแขวน" 43 อัน
2. เขียนชื่อแฟ้ม 31 อันแรกด้วยตัวเลข  โดยแฟ้มที่1ก็ใส่เลข1 แฟ้มที่2ก็ใส่เลข2 ทำไปเรื่อยๆจนครบ31
3. เขียนชื่อแฟ้นอีก 12 อันที่เหลือด้วย ชื่อเดือน ไล่ไปเรื่องตั้งแต่ Jan จนถึง Dec

การจัดแฟ้ม

สมมุติว่าวันนี้คือวันที่ 16 Jan นะครับ

1. วันนี้วันที่เท่าไหร่ ให้เอาแฟ้มเลขที่ของวันนั้นมาแขวนอันแรก เช่นวันนี้วันที่ 16 ก็เอาแฟ้ม16 ขึ้นเป็นอันแรก แล้วก็แขวนต่อมา ด้วยแฟ้มตัวเลขถัดมาจนถึง31
2. เอาแฟ้มชื่อเดือนหน้า มาวางต่อวันที่31 ซึ่งก็คือ แฟ้ม Feb นั่นเอง
3. เอาแฟ้มเลข1 มาแขวนต่อจากFeb แล้วเอาแฟ้มตัวเลขมาแขวนต่อๆกันจนหมดตัวเลข
4. เอาแฟ้นเดือนที่เหลือมาแขวนจนหมด โดยเรียงเดือน

เสร็จแล้วครับ  ....​ ทีนี้ที่เราจะได้คือ แฟ้มที่เรียงตามนี้ครับ 

16 17 18 ... 29 30 31 Feb 1 2 3 ... 13 14 15 Mar Apr May ... Nov Dec Jan

ความหมายของแต่ละแฟ้มนี้ ก็คือ วันที่ต่างๆของเดือนนั่นเองครับ เช่นแฟ้ม 17 ก็หมายถึง วันที่17 ของเดือนนี้ครับ

ที่มาของรูปครับ http://davemcarlson.wordpress.com/2007/05/30/tools-of-the-trade-tickler-file/

ใช้ยังไง 

1. ง่ายมากครับ เอกสารใหนของเราต้องใช้ในวันใหน เราก็เอาไปเสียบในช่องของวันนั้นเลยครับ เช่น มีประชุมวันที่ 19 เอกสารต่างๆที่ต้องใช้ในการประชุมก็เสียบในวันที่ 19 
2. ถ้าเอกสารนั้นใช้ในอีกหลายเดือนข้างหน้า เราก็เอาไปเสียบในเดือนนั้นไว้ก่อน
3. ทุกเช้า ก็ เปิดดูแฟ้มของวันนี้ว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องใช้
4. ขึ้นวันใหม่ ก็เอาแฟ้มเมื่อวานไปต่อแถวข้างหน้า
5. ขึ้นเดือนใหม่ ก็เอาเอกสารทั้งหมดในแฟ้มเดือน มากระจายลงวันต่างๆที่ต้องใช้

จบแล้วครับ ง่ายมั้ยครับ แค่นี้ เอกสารต่างๆ ก็จะไปรอเรา ในวันที่เราต้องการ โดยที่เราไม่ต้องไปปวดหัวคอยจดคอยจำว่า จะใช้อะไรวันใหนบ้าง

ลองดูคลิปข้างล่างนี้ครับ อาจจะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ^ ^"

GTD Trick: Pile-File การจัดเก็บเอกสารแบบ เก็บง่าย-หาเจอไว

ผมเป็นคนมีปัญหากับการจัดเก็บเอกสารครับ หลักๆเลยก็ คือ เก็บแล้วหาไม่เจอ

บางทีก็จำไม่ได้ว่าอยู่ตรงใหน พอจะพยายามจัดให้เป็นระบบ ก็มานั่งงงอีกว่าควรจะจัดเข้าหมวดใหน แล้ว พอจะหาอีกก็ดันจำไม่ได้ว่าวันก่อนใส่แฟ้มอะไรไว้

จนมาวันนี้ได้เจอคลิปนึงในยูทูปครับ เค้าแนะวิธีการจัดเก็บเอกสารแบบที่ เก็บง่ายๆ และ หาเจอไว ใช้สมองน้อย (เหมาะกับผมมากครับ) ... ผมเลยจะเอามาแนะำนำให้ดูกัน

หลักการนะครับ

ถ้าได้ดูคลิปยูทูปแล้วจะรุ้เลยว่า เค้าได้ีมีการทำการวิจัยไว้ ว่าการเก็บเอกสารนั้นมีหลักๆอยู่ 2 แบบ ซึ่งเค้าก็วิจัยออกมาแล้ว ได้ผลแบบนี้ครับ

1. File คือการจัดเอกสาร "เป็นหมวดหมู่"

1. ข้อดี - หาง่าย, ข้อมูลเก็บเป็นระบบ
2. ข้อเสีย - เหนื่อยในการจัดเก็บ, ต้องคอยรักษาระบบการจัดเก็บไว้, บางทีก็ทำให้ไม่กล้าจะทิ้งเอกสาร, บางทีก็ซักแต่ว่าจัดเก็บโดยไม่สนใจเนื้อหา และ บางทีก็จัดหมวดหมู่เยอะเกินไป

2. Pile คือการจัดเอกสารแบบ "กองทับๆกัน"

1. ข้อดี - หาข้อมูลล่าสุดได้ทันที (เพราะมันอยู่บนสุด), ไม่ปวดหัวเวลาจัดเก็บ และ ทิ้งง่าย
2. ข้อเสีย - ระบบนี้จะเริ่มไม่ดีทั้งทีถ้า กองเอกสารสูงเกินไป หรือ เยอะเกินไป

แต่ละแบบก็มีข้อดีข้อเสียต่างกันครับ แต่ว่าจะดีกว่ามั้ย ถ้าเราจะเอาข้อดีของทั้ง 2 ระบบมารวมกันไปเลยคือ

1. จัดเํก็บง่าย
2. เรียงลำดับชัดเจนก่อนหลัง
3. แบ่งเป็นหมวดหมู่
4. มีระบบคอยเตือน
5. หาง่าย

ฟังดูสุดยอดเลยใช้มั้ยครับ ลองมาดูกันว่า ทำยังไง

เค้าได้คิดระบบที่ชื่อว่า Pile-File system ขึ้นมาครับ เป็นการจัดเก็บเอกสารที่เอาทั้งสองลักษณะที่ผมว่าไปแล้วมารวมกัน

วิธีการง่ายมากครับคือ 

1. ไปหาแฟ้มมา 1 อันครับ ทำใบปะหน้า เขียนเป็นหมวดหมู่ที่เราต้องการจะจัดไว้
2. มีเอกสารอะไรเข้ามา ก็เจาะรูแล้วเก็บซ้อนทับๆกันไปเลย โดยที่ของใหม่ก็อยู่บน
3. เอกสารใหนตรงกับหมวดหมู่ใหนที่เราจัดไว้ ก้เอา Post-it อันเล็กๆ มาแปะข้างกระดาษ ให้ตรงแนวเดียวกับ หมวดหมู่ที่เราเขียนไว้ในหน้าแรก

จบแล้วครับ!!!!!!

ที่มารูปครับ http://www.robsprotips.com

ทีนี้เวลาเราจะดูเอกสารที่เกี่ยวกับหมวดใหน เราก็เปิดไปตรงPost-Itที่แปะไว้ของหมวดนั้น อยากรู้ว่าเรื่องใหม่สุด ก็ไปดูที่ Post-it อันบนสุด 

หรือถ้าเรื่องใหนตรงกับหลายหมวด ก็แปะ Post-it ไปสองอันเลยครับ

ทีนี้ แล้วเราจะรู้ยังไงว่า เอกสารในที่ต้องการActionจากเรา ... คนสอนเค้าก็บอกว่า ให้ตั้งหมวดนึงชื่อว่า Action แล้วเอกสารใหนต้องการ Action ก้แปะ Post-it ลงไปให้ตรงกับหมวดนี้ ถ้าทำเสร็จแล้วก็เอาออก

เสร็จแล้วครับ ... เห็นมั้ยครับ ... เก็บง่าย หาเจอไว้ ... สุดยอดมากๆ 

แล้วก็เพื่อที่จะช่วยให้เราหาเอกสารเจอได้ง่ายขึ้น เค้าก็แนะนำให้เราเขียนเลขกำกับไว้ด้วยว่า แผ่นนี้เลขอะไร เวลาเรากลับมาหาอีกที จะได้หาเจอได้ไวขึ้น

ถ้าใครอยากจะศึกษาแบบละเอียด ก็เข้าไปดูได้ใน ยูทูปนี้เลยครับ (เสียงคนสอนชวนง่วงหน่อยนะครับ)

หรือไม่ก็เข้าไปอ่านได้ในเวปของเจ้าของเค้าเลยครับ

http://www.robsprotips.com/

เรื่องที่เกี่ยวข้อง
GTD Trick: วิธีแก้ลืม

GTD Trick: วิธีแก้ลืม

เคยมีมั้ยครับ ที่ว่าเวลาตอนเช้าๆ พอมาถึงที่ทำงาน หรือ ที่มหาลัย แล้วก็ทำโน่นนี่วุ่นวายไปหมด แล้วพอบ่ายๆ ค่อยนึกได้ว่า ไอ้ที่สำคัญที่สุดเนี่ย ยังไม่ได้ทำ!!!

ลุง David Allen เคยสอนเทคนิคอันนึงครับที่ช่วยแก้ปัญหานี้ เทคนิคนี้ลุงเค้าเรียกว่า "วางของทิ้งไว้หน้าประตู" 

ลุงบอกว่า เคยมั้ยตอนเด็กๆที่เราจะต้องเอาของไปโรงเรียน แล้วเรากลัวมากที่จะลืม แบบว่าถ้าลืมเนี่ยโดนครูดุแน่ๆ เราก็จะมักจะหาวิธีกันลืมโดยเอาไอ้ของนั้นหน่ะ วางไว้ที่ประตูบ้าน หรือ ประตูห้อง พอเราตื่นมาก็หยิบมันออกไปได้เลยโดยไม่ต้องกลัวลืม ... วิธีนี้แหล่ะครับ ที่ลุงเค้าแนะนำให้เราเอามาใช้

ลุงเค้าให้เราหาวิีธีอะไรซักอย่าง เอามาเตือนใจเราว่า นี่แหล่ะมันมีสิ่งแรกอยู่ที่สำคัญสุด ๆเราต้องทำอย่างแรกของวันนี้ทันที

แต่ว่าจะหาอะไรมาเตือนใจนั้น อันนี้ลุงไม่ได้บอกไว้ครับ มันเป็นเรื่องของเราเองที่จะต้องคิดเอาเอง ว่าอะไรเหมาะสม

เช่นว่า  มีรายงานต้องรีบพิมพ์ส่ง เราก็อาจจะวางมันไว้หน้าคอม เคลียร์เอกสารอื่นไปวางไกลๆ ... พอเช้ามา เราก็เห็นไอ้รายงานนี้วางรออยุ่แล้ว เราก็หยิบมันขึ้นมาทำเลย 

เทคนิคง่ายๆครับ แต่ช่วยเตือนใจเราได้ดีทีเดียว หลักการต่างๆของ GTD มันก็แบบนี้แหล่ะครับ ง่ายๆ แต่ใช้ได้จริง ไม่ต้องเลิศหรูซับซ้อน ^ ^

ที่มาของรูปครับ http://nurturingyoursuccessblog.com/when-opportunity-does-not-knock/

ปล. เทคนิคนี้ลุงสอนไว้ในหนังสือชื่อ Ready for Anything ครับ