จะรู้ได้ยังไงว่า งานอะไรสำคัญที่สุด

งานที่ผมทำมีความรับผิดชอบหลายด้านครับ ... แต่ละด้านก็สำคัญๆทั้งนั้น บางทีผมก็งงๆกับตัวเองว่า งานที่ดองอยู่บนโต๊ะทั้งหมดเนี่ย อะไรสำคัญที่สุด อะไรควรจะหยิบมาทำก่อน

ที่ผ่านๆมาก็ใช้วิธีดูจาก Dead Line ครับ แล้วก็ไล่ทำที่ละ Dead Line ไปเรื่อยๆ แต่ว่ามันก็มีปัญหาคือ มันเครียดอ่ะ เครียดที่ต้องผจญกับ Dead Line อยู่เรื่อยๆ 

พอไปถามเจ้านายว่า งานใหนควรทำก่อน เค้าก็ตอบมาตามความคิดเค้า แต่สำหรับเราบางทีมันก็ไม่ใช่อ่ะ เราเป็นคนลงมือทำงาน เรารู้สึกว่าอีกงานน่าจะต้องทำก่อนนะ ... 

การทำงานแบบที่ผมทำเค้าเรียกว่า Fire Fighting ครับ คือ ดับไฟเฉพาะหน้าไปเรื่อยๆ แต่ไม่ได้ไปดับที่ต้นตอของไฟ

ผมลองๆไปค้นในเนตดู แล้วก็เจอหนังสือเล่มนึงครับ น่าสนใจมากๆ เกี่ยวกับวิธีจัดลำดับงาน หนังสือชื่อว่า "First Things First" ครับ

ในหนังสือนี้ เค้าสอนหลักการแบ่งงานออกเป็นสี่ประเภท โดยทำเป็น Matrix ระหว่าง Important vs Urgent ลองดูนะครับว่า ตารางหน้าตามันเป็นยังไง

คือเมื่อเราได้งานออกมา สี่หมวดแล้วเนี่ย เค้าแนะนำอย่างนี้ครับ

สำคัญที่สุด -  งานที่ Important & Not Urgent - สำคัญเพราะว่า เราควรจะทำมันก่อนที่มันจะ urgent ครับ ^ ^

เราต้องแบ่งเวลาในแต่ละวันทำงานประเภทนี้ให้เยอะที่สุดเท่าที่จะทำได้ 

สำัคัญอันดับ 2 -  งานที่ Important & Urgent - อันนี้ต้องรีบทำทันทีครับ อย่ารอ เพราะมัน urgent ตัวอย่างงานแบบนี้ก็เช่น ไฟไหม้บ้าน หรือ โทรศัพท์จากลูกค้า เป็นต้น

สำคัญอันดับ 3 - งานที่ Not Important & Urgent - งานแบบนี้อย่าเสียเวลาทำเองครับ มอบหมายใ้ห้ชาวบ้านทำไปเลย แต่ถ้าไม่รู้จะมอบหมายให้ใคร ก็ลองจัดๆดูแล้วกันครับ อย่าไปสนใจมาก

สำคัญอันดับโหล่ -  งานที่ Not Important & Not Urgent - งานแบบนี้ทิ้งไปเลยครับ อย่าไปสนใจ

********************************************************

ผมลองเอาระบบนี้มาจัดความสำคัญของงาน พบว่าเวิร์คเลยนะครับ ทำให้เรามั่นใจไ้ด้มากขึ้นเวลาเลือกงานแต่ละชิ้นมาทำ แล้วพอเราใช้ระบบนี้ทำงานไปเรื่อยๆ งานที่มัน urgent ก็จะค่อยๆลดลง เพราะเราทำมันตั้งแต่เนิ่นๆแล้ว

********************************************************

ไอ้ตารางนี้ดังมาก จากหนังสือรือ 7-Habit ครับ จนคนทั่วไปคิดว่า เจ้าของหนังสือนี้คิดตารางนี้ขึ้นมาก แต่ว่าจริงๆแล้ว คนที่คิดขึ้นมาชื่อว่า Dr. Eisenhower  ... โลกก็แบบนี้หล่ะครับ คนคิดไม่ค่อยดัง ^ ^"

********************************************************

ไม่ง้อ MS Project ... ใช้ MS Excel ก็หรูได้

 พวกเราทุกคนที่ทำงานกันเนี่ย ก็เป็นปรกติที่จะต้องวางแผนโปรเจคกัน ซึ่งโปรแกรมหลักของพวกเราเลยก็คือ Microsoft Project หรือที่เราเรียกกันง่ายๆว่า โปรแกรมProject

ไอ้โปรเกรมนี้มันช่วยให้เราวางแผนโปรเจคได้สะดวกก็จริง แต่ผมเคยได้ยินหลายๆคนบ่นว่าใช้ยาก เข้าใจยาก ซึ่งก็ทำให้หลายๆคนเลิกใช้ไปเลย อันนี้ผมเห็นด้วยเลยนะ เพราะผมก็ว่ามันใช้ยากอ่ะ กว่าจะทำออกมาได้ก็เล่นเอาปวดหัว แถมยังแต่งให้สวยได้ดั่งใจลำบาก

และปัญหาที่สำคัญของโปรเจคคือ เวลาเอาไปแปะใน Presentation แล้ว มันเล็กจนดูไม่รู้เรื่อง!!!

********************************************

วันนี้ผมจะมาสอนการทำ Project Time Line (Grantt Chart) แบบง่ายๆไม่ซับซ้อนด้วย MS Excel

ข้อดี

• อัพเดทข้อมูลแล้ว กราฟมันก็ขยับได้เอง เหมือนใช้ MS Project
• ทำได้ง่าย สะดวก ทำเสร็จไว เหมาะกับการวางแผนงานส่วนตัว
• ใช้ไปประกอบ Presentation แล้วหล่อ เพราะดูสวยงาม เข้าใจง่าย

ข้อเสีย

• ไม่ค่อยเหมาะกับโปรเจคที่สลับซับซ้อน ขั้นตอนเยอะแยะโยงไปมาวุ่นวาย
• ไม่เท่ห์ (เพราะคนใช้ MS Project จะดูเท่ห์ขึ้นกว่าปรกติ)

********************************************

ขั้นที่1   เปิดExcel ขึ้นมา แล้วทำตาราง ขั้นตอนงานที่จะทำ, Start, Duration, End

ขั้นที่2   แปะกราฟเข้ามาใน sheet โดยเลือกกราฟแท่ง แนวนอน เอาอันที่เป็น Stacked Bar

ขั้นที่3   เราจะได้สี่เหลี่ยมเปล่าๆมาอันนึง คลิกขวาบนสี่เหลี่ยมนั้น แล้วเลือก Select Data

ขั้นที่4   เลือกเอาข้อมูลมาใส่ลงตาราง โดยเลือกเอาเฉพาะ แถวStart กับ แถวDuration ...

 แล้วเราจะได้กราฟหน้าตาแบบนี้ออกมาครับ แต่ว่ากราฟเราเรียกลำดับงานจากล่างขึ้นบน ซึ่งไม่ใช่ที่เราต้องการ

ขั้นที่5   สลับเอางานแรกที่ต้องทำไปอยู่ข้างบน โดยการ คลิกขวาที่แกนตั้ง (ชื่่อTaskของเรา) แล้วเลือก Format Axis... เข้าไปตรง Axis Options แล้วไปติ๊กช่อง Categories in reverse order

ขั้นตอนนี้จะทำให้กราฟของเราเรียงตามงานที่ทำกับเวลา จากบนลงล่าง อย่างสวยงาม (เริ่มคล้ายๆ MS Project แล้วใช่มะ)

ขั้นที่6   ลบสีของกราฟแท่งแรกออก โดยการ ไปคลิกขวาที่แท่งอันแรก เลือก Format Data Series... แล้วเข้าไปตรง Fill แล้วก็ไปติ๊กว่า No Fill

เท่านี้เราก็เหลือ แต่แท่ง Duration แต่ว่า วันที่เริ่มต้นของกราฟยังดูไม่ค่อยดี เพราะว่าห่างเกินไป

ขั้นที่ึ7   แก้ไขวันเริ่มต้น Project ให้กราฟออกมาสวยงาม โดย แก้ค่า Minimum Value ของแกนนอนครับ 

แต่ว่า แกนนอนของเรา เป็นวันที่ ในขณะที่ Minimum Value มันจะเป็นตัวเลข ... ดังนั้นเราต้องใช้ทริกนิดหน่อยครับ

7.1      ไปก๊อปปี้ วันที่เริ่มงานมาแปะๆ ตรงใหนก็ไ้ด้ที่เซลว่างๆ แล้วไปกดปุ่ม Comma

7.2      จากวันที่ ก็จะกลายเป็นตัวเลข ซึ่งตัวเลขนี้ ก็คือ value ของ วันนั่นเองครับ ... อย่าถามผมนะว่า มันคิดยังไง ผมก็ไม่รู้เหมือนกัน

7.3      คลิกขวาที่แกนนอน ด้านบน แล้วเลือก Format Axis... เข้าไปตรง Axis Options แล้วตรง Minimum: ก็ไปติ๊กช่อง Fixed แล้วใส่ค่าที่เราได้ตะกี้ลงไป

ขั้นที่8      เท่านี้เราก็จะได้กราฟแสดง Project Timeline (Grantt Chart) อย่างง่ายๆ ด้วย MS Excel แล้วครับ ซึ่งเราก็มาแต่งให้สวยงามตามใจต้องการ อย่างง่ายดาย ชนิดที่ MS Project สู้ไม่ได้

********************************************

จบแล้วครับ อาจจะดูเหมือนจะยาว แต่ทำจริงๆแล้วแป๊ปเดียวเองครับ ไม่ถึง 5 นาทีก็เสร็จแล้ว ^ ^

ว่าแต่เรื่องนี้มันเกี่ยวกะ GTD ยังไง ...  คือผมว่า ถ้าเราไม่ต้องไปเสียเวลากับการทำงานที่มันยากเกินความจำเป็น แล้วทำมันได้ง่ายๆเนี่ย มันช่วยให้เรา Productive ขึ้นเยอะเลยครับ

GTD+R: GTDสไตล์ญี่ปุ่น!!!

GTD เป็นหลักการครับ ใครจะเอาไปใช้ยังไงก็เป็นเรื่องของแต่ความชอบ ความถนัดของแต่ละคน

วันนี้ผมขอแนะนำวิธีการประยุกต์ GTD แบบนึงให้รู้จักกันครับ เรียกว่า "GTD+R" มันมาจากคำเต็มๆว่า GTD+Rhodia

วิธีนี้คิดค้นขึ้นโดยชาวญี่ปุ่นครับ เค้าเอาหลักการ GTD ไปรวมเข้ากับเกมส์การ์ด ... เราคงจะพอจะรู้นะครับ ว่า คนญี่ปุ่นเค้าชอบเล่นเกมส์การ์ดมาก แบบพวกไ่พ่ยูกิอะไรแบบนี้ เราลองมาดูกันนะครับ ว่า เค้าผสมกันออกมาหน้าตาเป็นยังไง

สิ่งที่ต้องเตรียม

• กระดาษแผ่นเล็กๆที่เรียกกันว่า Rhodia notepads หรือจะตัดกระดาษเองก็ได้ ขนาดแผ่นละประมาณ ใส่กระเป๋าเสื้อได้
• ไป Download PDF ไฟล์ตามลิ้งนี้มาเลยครับ แล้วปริ้นออกมา  http://gtd-r.blogspot.com/2007/01/download.html
• ทีนี้ที่เราจะได้มาหลักๆก็คือ 
• Field
• Pocket - ให้พับตามวิธี ที่อยู่ในลิ้ง pdf ของ Pocket นะครับ

การใช้งาน

• ตอนนี้เราจะมีของอยู่ 3 อย่างคือ กระดาษแผ่นเล็กๆ กระดาษField และ Pocket หลายอัน
• Pocket แต่ละอันจะมีชื่อกำกับไว้ เช่น Today, Week เป็นต้น
• เมื่อมีงานที่จะต้องทำ เราก็เขียนใส่กระดาษแผ่นเล็กๆไว้ เก็บรวมรวมทั้งหมดไว้ใน Inbox (หรือนี่คือขั้น Collecting นั่นเอง)
• เมื่อถึงจะจัดการว่าจะทำอะไรกับง่านนั้นๆ (Process) เราก็มาดูว่างานนี้ต้องการทำอะไร แล้วก็ใช้ตามหลักการ Process ของ GTD 
• อันไหนต้องทำวันนี้ก็เสียบไว้ใน Pocket: Today
• อันไหนจะต้องทำอาทิตย์นี้ก็ไปเสียบ Pocket: Week.
• สรุปง่ายๆคือ กระจายงานต่างๆลง Pocket ต่างๆครับ 
• พอถึงเวลาจะทำงานจริงๆ เมื่อเราจะดูว่า ต้องทำงานอะไรบ้าง เราก็แค่หยิบ Pocket: Today ออกมาดู แล้วก็เลือกงานมาำทำ
• ทุกๆวันก็ คอยรีวิวไอ้ Pocket: Weeks
• ทุกๆอาทิตย์ ก็คอยรีวิวไอ้ Pocket: Month 
• ส่วน Pocket อื่นๆ ก็รีวิวเรื่อยๆตามความเหมาะสม เช่นทุกเดือนเป็นต้น

จบแล้วครับ เข้าใจง่ายดีมั้ยครับ

ข้อดีของ GTD+R คือ มันพกติดตัวไปได้ทุกที เราสามารถย้ายstatus ของงานไปยัง status ต่างๆได้ง่าย โดยไม่ต้องขีดฆ่าให้วุ่นวาย และ งานประเภทเดียวกันก็อยู่ด้วยกันเป็นระบบ ที่สำคัญคือ สนุกด้วย (ถ้าใครชอบเล่นอะไรแบบนี้อ่ะนะ)

ผมเคยเลยใช้ดูแล้วครับ ใช้อยู่นานเลย ผมว่า ดีเลยทีเดียวหล่ะ แต่สุดท้ายตอนหลังผมเลิกใช้ไปเพราะขี้เกียจตัดกระดาษ .... อันนี้ผมผิดเอง ไม่ได้หมายความว่าระบบมันไม่ดี ^ ^"

**********************************************

พี่ญี่ปุ่นคนคิด เค้าได้ทำคลิปง่ายๆสอนวิธีเล่น GTD+R ให้ดูครับ

อันนี้เป็นวิธีพับ Pocket ครับ

**********************************************

ลิ้งของคุณเจ้าของวิธีครับ สอนวิธีใช้ละเอียดมาก แถมยังให้ Download ฟรีด้วย (น่ารักมากๆ)

http://gtd-r.blogspot.com/

PigPog PDA: วิธีการจัดการสมุดโน๊ตแบบง่ายๆ

ผมมีปัญหาส่วนตัวอย่างนึงครับ คือผมรู้สึกว่าผมใช้ "สมุดโน๊ต" ได้ไม่เต็มที่เท่าไหร่ ของที่จดไปก็วุ่นวายสับสนไปหมด บางทีก็หาไม่เจอบ้างว่าจดอะไรลงไปเมื่อไหร่

แต่ผมเป็นพวกชอบคิดด้วยการเขียน เคยหัดไปเขียนใ่ส่เศษกระดาษ แล้วก็เก็บๆเศษกระดาษไว้ ก็เหมือนกันครับ แต่สุดท้ายก็ทิ้งสมุดโน๊ตไม่ได้ เพราะต้องบันทึกการประชุม แล้วหลายๆครั้ง นั่งคิดขีดๆเขียนๆในสมุดโน๊ตก็สนุกดี เพราะว่า ผมอยากให้สมุดโน๊ตผมมีทุกอย่างในตัว ไม่อยากมีหลายหลายๆระบบให้ปวดหัว

วันก่อนผมเจอ วิธีการจัดการสมุดโน๊ตแบบง่ายๆมาจากในเนตครับ เค้าเรียกวิธีนี้ของเค้าว่า PigPog PDA ครับ

ใช้ง่ายดีนะ ทำให้สมุดโน๊ตของเราเป็นระบบขึ้น ใช้ง่ายขึ้น ซึ่งผมก็เอามาประยุกต์นิดหน่อย ผมว่าโอเคเลยที่เลย ลองอ่านกันดูนะครับ

สิ่งที่ต้องมี

• สมุดโน๊ต
• โพสอิตหลายๆอัน
• ปากกา

หลักการ

• เขียนเลขหน้ากำกับไว้ทุกหน้า

• เราจะบันทึกการประชุม หรือ สิ่งที่ต้องจดต่างๆ จาก"หน้ามาหลัง" - หน้าสุดท้ายเอา เอาโพสอิตแปะข้างกระดาษไว้

• เราจะขีดๆเขียนๆสิ่งที่เราคิด หรือ ไอเดียต่างๆ จาก"หลังมาหน้า" - หน้าสุดท้ายเอา เอาโพสอิตแปะข้างกระดาษไว้ (แต่ผมใช้เป็นสายขั้นหน้า ที่เค้าติดมาให้กะหนังสือแล้ว)

• หน้าใหนที่จะค้างคาอยู่ ต้องการ Action ก็เอาโพสอิต แปะไว้ขอบกระดาษด้านบน

• หน้าใหนเป็น reference ต้องการไว้อ้างอิง ก็เอาโพสอิต แปะไว้ขอบกระดาษด้านล่าง

ที่นี้ เราก็จะมีเรื่องที่จดแยกออกเป็นสองส่วนชัดเจน ไม่ปนกัน คือหน้ากับหลัง โพสอิตที่แปะไว้ด้านข้าง ก็จะช่วยให้เรา เปิดไปหน้าสุดท้ายได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาหา

เรื่องที่ต้องการ Action หรือ reference ก็มีโพสอิต แปะแยกไว้ ให้เรากลับมาหาได้ทันที

ส่วนประโยชน์ของเลขหน้าคือ เวลาเราเขียนเรื่องๆต่างๆ เราก็เขียนโยงกลับไปมาว่า เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับหน้าใหนบ้าง

เห็นมั้ยครับ ง่ายๆ แล้วก็ทำให้สมุดโน๊ตเราเป็นระบบขึ้น ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันดูนะครับ ^ ^


**********************************************************

อันนี้เป็นลิ้งของเจ้าของไอเดีย PigPog PDA
http://pigpog.com/2007/01/20/pigpogpda-a-moleskine-hacked-into-a-complete-system/#Introduction

43 Folders - วิธีทำให้เอกสารโผล่มาในเวลาที่ต้องการ

เคยมีมัยครับทีว่า พอเก็บเอกสารแล้ว กลับหาไม่เจอ ทั้งๆที่ตอนเก็บก็จัดระบบอย่างดี แต่ดันหาไม่เจอตอนจะหยิบอีกครั้ง หรือ ไม่ก็ลืมไปบ้างว่าต้องใช้เอกสารนี้

ลุง David Allen ได้สอนวิธีการจัดการเอกสารไว้วิธีนึงครับ ... ลุงเค้าเรียกวิธีนี้ว่า 43 Folders วิธีนี้จะช่วยให้เอกสารที่เราต้องการนั้น โผล่ออกมาเองในเวลาที่เราต้องการ !!!! ฟังดูไม่เชื่อไม่มั้ยครับ ลองมาดูกันว่าวิธีนี้ทำยังไง

ที่มาของรูปครับ http://www.flickr.com/photos/davidreber/743315224/in/faves-33975938@N04/

สิ่งที่ต้องการ

1. "แฟ้มแขวน" 43 อัน
2. เขียนชื่อแฟ้ม 31 อันแรกด้วยตัวเลข  โดยแฟ้มที่1ก็ใส่เลข1 แฟ้มที่2ก็ใส่เลข2 ทำไปเรื่อยๆจนครบ31
3. เขียนชื่อแฟ้นอีก 12 อันที่เหลือด้วย ชื่อเดือน ไล่ไปเรื่องตั้งแต่ Jan จนถึง Dec

การจัดแฟ้ม

สมมุติว่าวันนี้คือวันที่ 16 Jan นะครับ

1. วันนี้วันที่เท่าไหร่ ให้เอาแฟ้มเลขที่ของวันนั้นมาแขวนอันแรก เช่นวันนี้วันที่ 16 ก็เอาแฟ้ม16 ขึ้นเป็นอันแรก แล้วก็แขวนต่อมา ด้วยแฟ้มตัวเลขถัดมาจนถึง31
2. เอาแฟ้มชื่อเดือนหน้า มาวางต่อวันที่31 ซึ่งก็คือ แฟ้ม Feb นั่นเอง
3. เอาแฟ้มเลข1 มาแขวนต่อจากFeb แล้วเอาแฟ้มตัวเลขมาแขวนต่อๆกันจนหมดตัวเลข
4. เอาแฟ้นเดือนที่เหลือมาแขวนจนหมด โดยเรียงเดือน

เสร็จแล้วครับ  ....​ ทีนี้ที่เราจะได้คือ แฟ้มที่เรียงตามนี้ครับ 

16 17 18 ... 29 30 31 Feb 1 2 3 ... 13 14 15 Mar Apr May ... Nov Dec Jan

ความหมายของแต่ละแฟ้มนี้ ก็คือ วันที่ต่างๆของเดือนนั่นเองครับ เช่นแฟ้ม 17 ก็หมายถึง วันที่17 ของเดือนนี้ครับ

ที่มาของรูปครับ http://davemcarlson.wordpress.com/2007/05/30/tools-of-the-trade-tickler-file/

ใช้ยังไง 

1. ง่ายมากครับ เอกสารใหนของเราต้องใช้ในวันใหน เราก็เอาไปเสียบในช่องของวันนั้นเลยครับ เช่น มีประชุมวันที่ 19 เอกสารต่างๆที่ต้องใช้ในการประชุมก็เสียบในวันที่ 19 
2. ถ้าเอกสารนั้นใช้ในอีกหลายเดือนข้างหน้า เราก็เอาไปเสียบในเดือนนั้นไว้ก่อน
3. ทุกเช้า ก็ เปิดดูแฟ้มของวันนี้ว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องใช้
4. ขึ้นวันใหม่ ก็เอาแฟ้มเมื่อวานไปต่อแถวข้างหน้า
5. ขึ้นเดือนใหม่ ก็เอาเอกสารทั้งหมดในแฟ้มเดือน มากระจายลงวันต่างๆที่ต้องใช้

จบแล้วครับ ง่ายมั้ยครับ แค่นี้ เอกสารต่างๆ ก็จะไปรอเรา ในวันที่เราต้องการ โดยที่เราไม่ต้องไปปวดหัวคอยจดคอยจำว่า จะใช้อะไรวันใหนบ้าง

ลองดูคลิปข้างล่างนี้ครับ อาจจะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ^ ^"

GTD Trick: วิธีแก้ลืม

เคยมีมั้ยครับ ที่ว่าเวลาตอนเช้าๆ พอมาถึงที่ทำงาน หรือ ที่มหาลัย แล้วก็ทำโน่นนี่วุ่นวายไปหมด แล้วพอบ่ายๆ ค่อยนึกได้ว่า ไอ้ที่สำคัญที่สุดเนี่ย ยังไม่ได้ทำ!!!

ลุง David Allen เคยสอนเทคนิคอันนึงครับที่ช่วยแก้ปัญหานี้ เทคนิคนี้ลุงเค้าเรียกว่า "วางของทิ้งไว้หน้าประตู" 

ลุงบอกว่า เคยมั้ยตอนเด็กๆที่เราจะต้องเอาของไปโรงเรียน แล้วเรากลัวมากที่จะลืม แบบว่าถ้าลืมเนี่ยโดนครูดุแน่ๆ เราก็จะมักจะหาวิธีกันลืมโดยเอาไอ้ของนั้นหน่ะ วางไว้ที่ประตูบ้าน หรือ ประตูห้อง พอเราตื่นมาก็หยิบมันออกไปได้เลยโดยไม่ต้องกลัวลืม ... วิธีนี้แหล่ะครับ ที่ลุงเค้าแนะนำให้เราเอามาใช้

ลุงเค้าให้เราหาวิีธีอะไรซักอย่าง เอามาเตือนใจเราว่า นี่แหล่ะมันมีสิ่งแรกอยู่ที่สำคัญสุด ๆเราต้องทำอย่างแรกของวันนี้ทันที

แต่ว่าจะหาอะไรมาเตือนใจนั้น อันนี้ลุงไม่ได้บอกไว้ครับ มันเป็นเรื่องของเราเองที่จะต้องคิดเอาเอง ว่าอะไรเหมาะสม

เช่นว่า  มีรายงานต้องรีบพิมพ์ส่ง เราก็อาจจะวางมันไว้หน้าคอม เคลียร์เอกสารอื่นไปวางไกลๆ ... พอเช้ามา เราก็เห็นไอ้รายงานนี้วางรออยุ่แล้ว เราก็หยิบมันขึ้นมาทำเลย 

เทคนิคง่ายๆครับ แต่ช่วยเตือนใจเราได้ดีทีเดียว หลักการต่างๆของ GTD มันก็แบบนี้แหล่ะครับ ง่ายๆ แต่ใช้ได้จริง ไม่ต้องเลิศหรูซับซ้อน ^ ^

ที่มาของรูปครับ http://nurturingyoursuccessblog.com/when-opportunity-does-not-knock/

ปล. เทคนิคนี้ลุงสอนไว้ในหนังสือชื่อ Ready for Anything ครับ

GTD Stage: ฝ่าด่านอรหันต์

GTD เนี่ย พอได้ลองๆใช้ดูแล้ว มันก็เหมือนกับการเล่นเกมส์แบบนึงนะครับ

คือ GTD มันเป็นsystemครับ เค้าได้แบ่งออกเป็น Stage ทั้งหมด 5 Stage ซึ่งเราจะต้องเคลียร์แต่ละ Stage ไปให้ได้ ถึงจะเข้าสู่ชั้นต่อไป มาดูกันครับว่าแต่ละ Stage มีอะไรบ้าง

• GTD Stage1 - Collect
• GTD Stage2 - Process
• GTD Stage3 - Organize
• GTD Stage4 - Review
• GTD Stage5 - Do

ทีนี้ลองมาอ่านกันครับว่า แต่ละStage คืออะไร? ผมได้วงๆใน Workflow ให้ดูด้วยนะครับ เพื่อที่ทุกท่านจะได้เข้าใจมากขึ้นว่า แต่ละ Stageนั้นอยู่ตรงใหนของ Workflow

GTD Stage 1 - Collect

ลุง David Allen สอนไว้ครับว่า ตอนแรกสุดเนี่ย เราต้อง List งานทั้งหมดของเรารวมไว้ในที่เดียว โดยในขั้นตอนนี้ เราทำแค่รวบรวมงาน (Task) ทั้งหมด โดยไม่ต้องไปสนใจว่า เราจะต้องทำอะไรกับงานนั้นๆ

ลุงเค้ายังแนะนำต่อว่า เราควรจะมี Inbox เดียว คือ รวบรวมงานทั้งหมดที่ต้องทำในทีีๆเดียว ไม่ใช่ว่าจดใส่โน่นนี้เลอะเทอะไปหมด ... แต่ว่าลุงแกก็ไม่ได้ใจร้ายขนาดนั้น เพราะบางทีเราจดงานในคอมก็สะดวกดี บางทีจดใส่กระดาษก็ง่ายกว่า

ดังนั้นลุงเลยบอกว่า ให้มี Inbox ให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นได้ แต่ว่า ก็มากเพียงพอที่จะเอาไว้จดงานได้ทุกเวลา

อย่างของผมเองก็มี 2 inbox ครับ คือ ในสมุดโน๊ต ไว้จดเวลาไม่ได้อยู่หน้าคอม กับ ในคอม ซึ่งไว้จดบันทึกงานจากอีเมลล์

GTD Stage2 - Process

ทีนี้เมื่อเราจดบันทึกงานหมดแล้ว เราก็คว้าเอาคาถา 4D ที่ผมเล่าไปแล้ว มาใช้ครับ โดยเลือกงานมาพิจารณาทีละชิ้น

ลุงแกแนะนำว่า เวลาพิจารณางานเนี่ย ก็ดูงานจากบนลงล่างไปเลย ง่ายดี แล้วก็ไม่หลุดด้วย ^ ^

GTD Stage3 - Organize

งานที่ผ่านตะแกรง 4D ของเรามาแล้วเนี่ย สิ่งที่จะเหลืออยู่ก็ List 4 ประเภท คือ

• Project - งานที่ต้องการหลายขั้นตอนกว่าจะเสร็จ
• Calendar - งานหรือสิ่งที่ต้องทำในวันหรือเวลาที่กำหนดไว้
• Next Action - สิ่งที่จะต้องทำให้เสร็จทันที 
• Waiting For - งานที่ต้องรออะไรบา้งอย่างอยู่

ในขั้นตอนนี้ เราก็มาจัดการงานต่างๆ จดบันทึกลงให้เรียบร้อย แต่จริงๆแล้วตอนที่ผมทำนะ ตอนที่เราอยู่ในขั้นที่ 2 คือ Process เนี่ย เมื่อเราพิจารณางานชิ้นนั้นๆแล้วว่าจะทำยังไง เราก็ Organize มันไปในตัว ทำให้ปรกติแล้วพอเสร็จ Process เราก็ Organize ไปเรียบร้อยแล้ว 

GTD Stage4 - Review

Review เนี่ย ก็แบ่งเป็นหลายระดับครับ

• Daily Review หรือ บ่อยที่สุดเท่าที่ทำไ้ด้ - Calendar กับ Next Action
• Weekly Review - ทบทวนทุกอย่าง เพื่อทำให้listทั้งหมดนั้นอัพเดทครับ ดูว่ามีอะไรตกหล่นมั้ย
• Review Long Term Goal - ทบทวนดูว่า โปรเจคของเรายังเป็นไปตามเป้าหมายดีหรือเปล่า

GTD Stage5 - Do

ทีนี้เราก็มาเลือกทำงานแล้วครับ ว่าจะทำอะไรก่อนหลัง อันนี้เราก็มาเลือกเอาเองตามความเหมาะสมครับ ว่าทำอะไรก่อนหลังเพราะอะไร

ลุง David บอกไว้ว่า งานที่จะทำเนี่ย หลักๆก็แบ่งออกเป็น 3 แบบ คือ

• ทำงานที่วางแผนไว้แล้ว
• ทำงานด่วนที่แทรกเข้ามา
• ย้อนกลับไปทำstage ต่างๆของ GTD ใหม่ เพื่อให้ list ของเราอัพเดทครับ

Blog ชักจะเริ่มยาวแล้ว พอก่อนดีกว่า ^ ^"
เดี๋ยวโอกาสหน้า ผมจะมาเล่าลงรายละเอียดของแต่ละ Stage ให้ฟังนะครับ

อ่านบล๊อกผมแล้วอาจจะไม่เข้าใจ เพราะผมก็เีขียนไปเรื่อยๆตามความเข้าใจอ่ะครับ ถ้าเป็นไปไ้ด้ก็ไปหาซื้อหนังสือของลุงเค้ามาอ่านเลยดีกว่าครับ ... ถือว่าเป็นการอุดหนุนลุงเค้าด้วย ^ ^

เรื่องที่เกี่ยวข้อง

4D คาถาศักดิ์สิทธิ์ของสาวก GTD

4D คาถาศักดิ์สิทธิ์ของสาวก GTD

โพสที่แล้วผมเล่าเรื่อง Workflow ของ GTD (Getting Things Done) ไปแล้วแบบคร่าว(มากๆ) ความจริงโพสนี้ก็กะว่า จะมาเล่าให้ฟังถึงรายละเอียดของ Workflow แต่คิดไปคิดมาแล้วผมว่า เรามาคุยกันถึงคาถาของสาวก GTD กันก่อนดีกว่า

คาถานี้ชื่อว่า 4D ครับ ...​ คาถานี้ถือว่าเป็นหัวใจของ GTD เลยทีเดียว ถ้าใครเข้าใจแล้ว ก็สามารถประยุกต์เอา GTD ไปใช้ได้ตามต้องการ ... เหอๆๆ ฟังดูเว่อร์ดีมั๊ย ^ ^ ...

ที่มารูปครับ
http://www.hsc.csu.edu.au/entertain/industry/core/manage/3457/time.htm

ลองมาดูกันครับว่า  4D คืออะไร

ขอเท้าความนิดหน่อยครับ ... เรื่องมันมีอยู่แบบนี้ครับ คือว่า เวลาเราทำงานเนี่ย GTD เค้าสอนให้เราบันทึกงาน (Task) ที่จะต้องทำทั้งหมดลงใน inbox โดยเราไม่ต้องไปคิดหรือจัดการอะไรทั้งสิ้น ประมาณว่า จดๆๆๆๆลงไปให้หมด ซึ่ง inbox นี้ จะเป็นกระดาษ เป็นไฟล์word หรืออะไรก็ได้ ไม่ต้องสนใจมาก หน้าที่ของเราคือ จดทุกอย่างที่ต้องทำเท่าที่นึกได้ทั้งหมดลงไป

ตอนนี้เราก็จะได้งานทั้งหมดที่ต้องทำละ แล้วเราจะทำยังไงกับมันหล่ะทีนี้

ลุง David Allen เค้าสอนว่า ให้หยิบงานขึ้นมาดูทีละชิ้น พร้อมทั้งให้บริกรรมคาถา 4D ซึ่งคาถานี้ก็คือ ขั้นตอนการจัดการงาน (Task) 4 ขึ้น ได้แก่

1. Delete -  ถ้างาน (Task) นี้ไม่ความสำคัญกับชีวิตเรา ขยำมันทิ้งไป แล้วลืมมันซะ
2. Do - ทำงานทันทีเลย ถ้าเป็นงานขั้นตอนเดียว และ สามารถทำเสร็จใน 2 นาที
3. Delegate - ถ้างานนี้ต้องการActionจากคนอื่น เราถึงจะทำต่อได้ ก็ให้ส่งต่อให้คนนั้น แล้วบันทึกเป็น "Waiting For" ไว้
4. Defer - ตอนนี้งานที่เหลืออยู่จะเป็น งานที่ต้องการActionจากเราและใช้เวลาทำมากกว่า 2 นาที หรือว่า งานที่ต้องการหลายขั้นตอนกว่าจะเสร็จ ... งานเหล่านี้ ลุง Allen บอกว่า ให้เราเขียนว่า Next Action ของมันคืออะไร แล้วจดไว้

เราจะใช้คาถา 4D นี้กับงานทีละชิ้น จนหมด ทีนี้ในตอนสุดท้ายเราจะมีงานบางส่วนที่ได้ทิ้งไปแล้ว หรือ ทำเสร็จไปแล้ว โดยงานที่เหลืออยู่ก็จะมีแค่ 

1. งานที่รอActionจากชาวบ้าน กับ 
2. งานที่เราต้องทำเอง ซึ่งเราก็ได้list ไว้หมดแล้ว่า Next Action ของงานแต่ละชิ้นมีอะไรบ้าง 

ทีนี้เราก็ค่อยมาดูที่ Next Action ของเรา แล้วก็เลือกเอาว่า เราจะทำอะไรก่อนหลัง

จบแล้วครับ คาถา 4D สำหรับชาว GTD ผมก็หวังว่า ทุกๆท่านคงจะเข้าใจได้ไม่ยาก ที่ผมเล่าไปนี้ก็เป็นคำอธิบายแบบคร่าวๆอ่ะครับ อยากเข้าใจแบบลึกๆ ก็ลองไปดูที่ Workflow (จากโพสที่แล้ว) ได้ครับ หรือถ้าจะให้ดี ก็ซื้อหนังสือของลุงมาอ่านเลยครับ ^ ^


เรื่่องที่เกี่ยวข้อง


GTD Stage: ฝ่าด่านอรหันต์

เรียนGTDฟรี กับลุง David Allen

ลุง David Allen ได้เคยไปสอนเรื่อง GTD ให้กับพนักงาน Google ครับ

ทีนี้ทางGoogleเค้าก็ได้อัดวิดีโอไว้ แล้วก็ได้เมตตาเอามาแชร์ลงใน Youtube ซึ่งก็ถือว่าเป็นบุญของพวกเราเลยครับ ที่ทำให้ได้มีสิทธิ์ฟังคุณลุงเค้าสอนเรื่อง GTD

ลุงเค้าสอนได้สนุก และ เนื้อหาละเอียดเข้าใจง่ายมากครับ ลองฟังกันดูนะครับ ภาษาอังกฤษที่ลุงเค้าพูดก็ไม่ได้ฟังยากอะไรเท่าไหร่

เทคนิคบริหารเวลาด้วย GTD

GTD ย่อมากจากคำว่า Getting Things Done ครับ

Getting Things Done เนี่ยเป็นระบบการจัดการการทำงานครับ (Time Management) ครับ ที่ถูกคิดค้นมาโดยคุณลุง David Allen

หลักการคร่าวๆที่ลุงเค้าสอนไว้ก็คือ คนเรานั้นจะยังหยุดคิดเรื่องงานไม่ได้ ตราบเท่าที่เรื่องงานนั้นยังไม่ได้รับการจัดการอะไรซักอย่าง ซึ่งผลการจากเราต้องพะวงถึงงานนั้น จะทำให้เราทำงานที่กำลังทำอยู่ได้ไม่ดี และก็นำไปสู่ความเครียดในที่สุด!!!

ลุงแกบอกว่า ที่เราหยุดคิดเรื่องงานไม่ได้เนี่ย หลักๆก็เพราะว่า เรายังจะต้องคิดว่าต้องทำอะไรกับงานนั้นๆบ้าง อาจจะกลัวลืมทำบ้าง เป็นต้น ที่นี้มันก็เครียด แต่ว่าถ้าเรามีระบบอะไรซักอย่างที่สมองของเรามั่นใจว่า เมื่อเอางานนี้เข้าไปในระบบนี้แล้ว งานนั้นจะได้รับการทำอย่างเหมาะสมในเวลาที่ถูกต้อง ที่นี้เราก็จะสามารถมาจดจ่อและตั้งใจทำงานปัจจุบันได้อย่างเต็มที่

สโลแกนของลุงคือ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ...​. ฟังดูเท่ห์ดีทีเดียวเลยนะ
แล้วทีนี้เราจะไม่เครียดได้ยังไงหล่ะ? ลุงAllenได้สอนไว้ครับ โดยแบ่งออกได้เป็น 2 เรื่องหลักๆคือ

1. Control 
1. GTD นั้นได้มีระบบการจัดการงาน (Work Flow) ที่เอาไว้จัดการงานทุกประเภท!!!
2. GTD ได้แนะนำระบบการจัดเก็บข้อมูล เอกสารต่างๆ ให้เราเก็บได้ง่าย หาเจอได้ง่าย ดั่งพลิกผ่ามือ!!!
2. Perspective
1. GTD ได้แนะนำระดับของมุมมองในการใช้ชีวิต โดยแบ่งไว้ถึง 6 ระดับ อันนี้จะช่วยให้เราเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่า อะไรคือสิ่งท่ีสำคัญ สำหรับช่วยในการตัดสินใจ

แต่ว่า แต่อันนั้นมีรายละเอียดอะไรบ้าง เดี๋ยวผมจะมาทะยอยเล่ให้ฟังครับ  ^ ^

ผมอยากจะแนะนำให้ทุกท่านหาซื้อหนังสือเล่มนี้มาเก็บไว้อ่านเลยครับ อยากจะบอกว่าเป็นหนังสือที่ทุกคนต้องมีไว้ข้างกาย เพราะมันช่วยเหลือชีวิตของเราได้จริงๆครับ

ลิ้งด้านล่างนี้เป็นลิ้งจาก Amazon ครับ
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity