GTD+R: GTDสไตล์ญี่ปุ่น!!!

GTD เป็นหลักการครับ ใครจะเอาไปใช้ยังไงก็เป็นเรื่องของแต่ความชอบ ความถนัดของแต่ละคน

วันนี้ผมขอแนะนำวิธีการประยุกต์ GTD แบบนึงให้รู้จักกันครับ เรียกว่า "GTD+R" มันมาจากคำเต็มๆว่า GTD+Rhodia

วิธีนี้คิดค้นขึ้นโดยชาวญี่ปุ่นครับ เค้าเอาหลักการ GTD ไปรวมเข้ากับเกมส์การ์ด ... เราคงจะพอจะรู้นะครับ ว่า คนญี่ปุ่นเค้าชอบเล่นเกมส์การ์ดมาก แบบพวกไ่พ่ยูกิอะไรแบบนี้ เราลองมาดูกันนะครับ ว่า เค้าผสมกันออกมาหน้าตาเป็นยังไง

สิ่งที่ต้องเตรียม

• กระดาษแผ่นเล็กๆที่เรียกกันว่า Rhodia notepads หรือจะตัดกระดาษเองก็ได้ ขนาดแผ่นละประมาณ ใส่กระเป๋าเสื้อได้
• ไป Download PDF ไฟล์ตามลิ้งนี้มาเลยครับ แล้วปริ้นออกมา  http://gtd-r.blogspot.com/2007/01/download.html
• ทีนี้ที่เราจะได้มาหลักๆก็คือ 
• Field
• Pocket - ให้พับตามวิธี ที่อยู่ในลิ้ง pdf ของ Pocket นะครับ

การใช้งาน

• ตอนนี้เราจะมีของอยู่ 3 อย่างคือ กระดาษแผ่นเล็กๆ กระดาษField และ Pocket หลายอัน
• Pocket แต่ละอันจะมีชื่อกำกับไว้ เช่น Today, Week เป็นต้น
• เมื่อมีงานที่จะต้องทำ เราก็เขียนใส่กระดาษแผ่นเล็กๆไว้ เก็บรวมรวมทั้งหมดไว้ใน Inbox (หรือนี่คือขั้น Collecting นั่นเอง)
• เมื่อถึงจะจัดการว่าจะทำอะไรกับง่านนั้นๆ (Process) เราก็มาดูว่างานนี้ต้องการทำอะไร แล้วก็ใช้ตามหลักการ Process ของ GTD 
• อันไหนต้องทำวันนี้ก็เสียบไว้ใน Pocket: Today
• อันไหนจะต้องทำอาทิตย์นี้ก็ไปเสียบ Pocket: Week.
• สรุปง่ายๆคือ กระจายงานต่างๆลง Pocket ต่างๆครับ 
• พอถึงเวลาจะทำงานจริงๆ เมื่อเราจะดูว่า ต้องทำงานอะไรบ้าง เราก็แค่หยิบ Pocket: Today ออกมาดู แล้วก็เลือกงานมาำทำ
• ทุกๆวันก็ คอยรีวิวไอ้ Pocket: Weeks
• ทุกๆอาทิตย์ ก็คอยรีวิวไอ้ Pocket: Month 
• ส่วน Pocket อื่นๆ ก็รีวิวเรื่อยๆตามความเหมาะสม เช่นทุกเดือนเป็นต้น

จบแล้วครับ เข้าใจง่ายดีมั้ยครับ

ข้อดีของ GTD+R คือ มันพกติดตัวไปได้ทุกที เราสามารถย้ายstatus ของงานไปยัง status ต่างๆได้ง่าย โดยไม่ต้องขีดฆ่าให้วุ่นวาย และ งานประเภทเดียวกันก็อยู่ด้วยกันเป็นระบบ ที่สำคัญคือ สนุกด้วย (ถ้าใครชอบเล่นอะไรแบบนี้อ่ะนะ)

ผมเคยเลยใช้ดูแล้วครับ ใช้อยู่นานเลย ผมว่า ดีเลยทีเดียวหล่ะ แต่สุดท้ายตอนหลังผมเลิกใช้ไปเพราะขี้เกียจตัดกระดาษ .... อันนี้ผมผิดเอง ไม่ได้หมายความว่าระบบมันไม่ดี ^ ^"

**********************************************

พี่ญี่ปุ่นคนคิด เค้าได้ทำคลิปง่ายๆสอนวิธีเล่น GTD+R ให้ดูครับ

อันนี้เป็นวิธีพับ Pocket ครับ

**********************************************

ลิ้งของคุณเจ้าของวิธีครับ สอนวิธีใช้ละเอียดมาก แถมยังให้ Download ฟรีด้วย (น่ารักมากๆ)

http://gtd-r.blogspot.com/

PigPog PDA: วิธีการจัดการสมุดโน๊ตแบบง่ายๆ

ผมมีปัญหาส่วนตัวอย่างนึงครับ คือผมรู้สึกว่าผมใช้ "สมุดโน๊ต" ได้ไม่เต็มที่เท่าไหร่ ของที่จดไปก็วุ่นวายสับสนไปหมด บางทีก็หาไม่เจอบ้างว่าจดอะไรลงไปเมื่อไหร่

แต่ผมเป็นพวกชอบคิดด้วยการเขียน เคยหัดไปเขียนใ่ส่เศษกระดาษ แล้วก็เก็บๆเศษกระดาษไว้ ก็เหมือนกันครับ แต่สุดท้ายก็ทิ้งสมุดโน๊ตไม่ได้ เพราะต้องบันทึกการประชุม แล้วหลายๆครั้ง นั่งคิดขีดๆเขียนๆในสมุดโน๊ตก็สนุกดี เพราะว่า ผมอยากให้สมุดโน๊ตผมมีทุกอย่างในตัว ไม่อยากมีหลายหลายๆระบบให้ปวดหัว

วันก่อนผมเจอ วิธีการจัดการสมุดโน๊ตแบบง่ายๆมาจากในเนตครับ เค้าเรียกวิธีนี้ของเค้าว่า PigPog PDA ครับ

ใช้ง่ายดีนะ ทำให้สมุดโน๊ตของเราเป็นระบบขึ้น ใช้ง่ายขึ้น ซึ่งผมก็เอามาประยุกต์นิดหน่อย ผมว่าโอเคเลยที่เลย ลองอ่านกันดูนะครับ

สิ่งที่ต้องมี

• สมุดโน๊ต
• โพสอิตหลายๆอัน
• ปากกา

หลักการ

• เขียนเลขหน้ากำกับไว้ทุกหน้า

• เราจะบันทึกการประชุม หรือ สิ่งที่ต้องจดต่างๆ จาก"หน้ามาหลัง" - หน้าสุดท้ายเอา เอาโพสอิตแปะข้างกระดาษไว้

• เราจะขีดๆเขียนๆสิ่งที่เราคิด หรือ ไอเดียต่างๆ จาก"หลังมาหน้า" - หน้าสุดท้ายเอา เอาโพสอิตแปะข้างกระดาษไว้ (แต่ผมใช้เป็นสายขั้นหน้า ที่เค้าติดมาให้กะหนังสือแล้ว)

• หน้าใหนที่จะค้างคาอยู่ ต้องการ Action ก็เอาโพสอิต แปะไว้ขอบกระดาษด้านบน

• หน้าใหนเป็น reference ต้องการไว้อ้างอิง ก็เอาโพสอิต แปะไว้ขอบกระดาษด้านล่าง

ที่นี้ เราก็จะมีเรื่องที่จดแยกออกเป็นสองส่วนชัดเจน ไม่ปนกัน คือหน้ากับหลัง โพสอิตที่แปะไว้ด้านข้าง ก็จะช่วยให้เรา เปิดไปหน้าสุดท้ายได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาหา

เรื่องที่ต้องการ Action หรือ reference ก็มีโพสอิต แปะแยกไว้ ให้เรากลับมาหาได้ทันที

ส่วนประโยชน์ของเลขหน้าคือ เวลาเราเขียนเรื่องๆต่างๆ เราก็เขียนโยงกลับไปมาว่า เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับหน้าใหนบ้าง

เห็นมั้ยครับ ง่ายๆ แล้วก็ทำให้สมุดโน๊ตเราเป็นระบบขึ้น ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันดูนะครับ ^ ^


**********************************************************

อันนี้เป็นลิ้งของเจ้าของไอเดีย PigPog PDA
http://pigpog.com/2007/01/20/pigpogpda-a-moleskine-hacked-into-a-complete-system/#Introduction

43 Folders - วิธีทำให้เอกสารโผล่มาในเวลาที่ต้องการ

เคยมีมัยครับทีว่า พอเก็บเอกสารแล้ว กลับหาไม่เจอ ทั้งๆที่ตอนเก็บก็จัดระบบอย่างดี แต่ดันหาไม่เจอตอนจะหยิบอีกครั้ง หรือ ไม่ก็ลืมไปบ้างว่าต้องใช้เอกสารนี้

ลุง David Allen ได้สอนวิธีการจัดการเอกสารไว้วิธีนึงครับ ... ลุงเค้าเรียกวิธีนี้ว่า 43 Folders วิธีนี้จะช่วยให้เอกสารที่เราต้องการนั้น โผล่ออกมาเองในเวลาที่เราต้องการ !!!! ฟังดูไม่เชื่อไม่มั้ยครับ ลองมาดูกันว่าวิธีนี้ทำยังไง

ที่มาของรูปครับ http://www.flickr.com/photos/davidreber/743315224/in/faves-33975938@N04/

สิ่งที่ต้องการ

1. "แฟ้มแขวน" 43 อัน
2. เขียนชื่อแฟ้ม 31 อันแรกด้วยตัวเลข  โดยแฟ้มที่1ก็ใส่เลข1 แฟ้มที่2ก็ใส่เลข2 ทำไปเรื่อยๆจนครบ31
3. เขียนชื่อแฟ้นอีก 12 อันที่เหลือด้วย ชื่อเดือน ไล่ไปเรื่องตั้งแต่ Jan จนถึง Dec

การจัดแฟ้ม

สมมุติว่าวันนี้คือวันที่ 16 Jan นะครับ

1. วันนี้วันที่เท่าไหร่ ให้เอาแฟ้มเลขที่ของวันนั้นมาแขวนอันแรก เช่นวันนี้วันที่ 16 ก็เอาแฟ้ม16 ขึ้นเป็นอันแรก แล้วก็แขวนต่อมา ด้วยแฟ้มตัวเลขถัดมาจนถึง31
2. เอาแฟ้มชื่อเดือนหน้า มาวางต่อวันที่31 ซึ่งก็คือ แฟ้ม Feb นั่นเอง
3. เอาแฟ้มเลข1 มาแขวนต่อจากFeb แล้วเอาแฟ้มตัวเลขมาแขวนต่อๆกันจนหมดตัวเลข
4. เอาแฟ้นเดือนที่เหลือมาแขวนจนหมด โดยเรียงเดือน

เสร็จแล้วครับ  ....​ ทีนี้ที่เราจะได้คือ แฟ้มที่เรียงตามนี้ครับ 

16 17 18 ... 29 30 31 Feb 1 2 3 ... 13 14 15 Mar Apr May ... Nov Dec Jan

ความหมายของแต่ละแฟ้มนี้ ก็คือ วันที่ต่างๆของเดือนนั่นเองครับ เช่นแฟ้ม 17 ก็หมายถึง วันที่17 ของเดือนนี้ครับ

ที่มาของรูปครับ http://davemcarlson.wordpress.com/2007/05/30/tools-of-the-trade-tickler-file/

ใช้ยังไง 

1. ง่ายมากครับ เอกสารใหนของเราต้องใช้ในวันใหน เราก็เอาไปเสียบในช่องของวันนั้นเลยครับ เช่น มีประชุมวันที่ 19 เอกสารต่างๆที่ต้องใช้ในการประชุมก็เสียบในวันที่ 19 
2. ถ้าเอกสารนั้นใช้ในอีกหลายเดือนข้างหน้า เราก็เอาไปเสียบในเดือนนั้นไว้ก่อน
3. ทุกเช้า ก็ เปิดดูแฟ้มของวันนี้ว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องใช้
4. ขึ้นวันใหม่ ก็เอาแฟ้มเมื่อวานไปต่อแถวข้างหน้า
5. ขึ้นเดือนใหม่ ก็เอาเอกสารทั้งหมดในแฟ้มเดือน มากระจายลงวันต่างๆที่ต้องใช้

จบแล้วครับ ง่ายมั้ยครับ แค่นี้ เอกสารต่างๆ ก็จะไปรอเรา ในวันที่เราต้องการ โดยที่เราไม่ต้องไปปวดหัวคอยจดคอยจำว่า จะใช้อะไรวันใหนบ้าง

ลองดูคลิปข้างล่างนี้ครับ อาจจะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ^ ^"

GTD Trick: วิธีแก้ลืม

เคยมีมั้ยครับ ที่ว่าเวลาตอนเช้าๆ พอมาถึงที่ทำงาน หรือ ที่มหาลัย แล้วก็ทำโน่นนี่วุ่นวายไปหมด แล้วพอบ่ายๆ ค่อยนึกได้ว่า ไอ้ที่สำคัญที่สุดเนี่ย ยังไม่ได้ทำ!!!

ลุง David Allen เคยสอนเทคนิคอันนึงครับที่ช่วยแก้ปัญหานี้ เทคนิคนี้ลุงเค้าเรียกว่า "วางของทิ้งไว้หน้าประตู" 

ลุงบอกว่า เคยมั้ยตอนเด็กๆที่เราจะต้องเอาของไปโรงเรียน แล้วเรากลัวมากที่จะลืม แบบว่าถ้าลืมเนี่ยโดนครูดุแน่ๆ เราก็จะมักจะหาวิธีกันลืมโดยเอาไอ้ของนั้นหน่ะ วางไว้ที่ประตูบ้าน หรือ ประตูห้อง พอเราตื่นมาก็หยิบมันออกไปได้เลยโดยไม่ต้องกลัวลืม ... วิธีนี้แหล่ะครับ ที่ลุงเค้าแนะนำให้เราเอามาใช้

ลุงเค้าให้เราหาวิีธีอะไรซักอย่าง เอามาเตือนใจเราว่า นี่แหล่ะมันมีสิ่งแรกอยู่ที่สำคัญสุด ๆเราต้องทำอย่างแรกของวันนี้ทันที

แต่ว่าจะหาอะไรมาเตือนใจนั้น อันนี้ลุงไม่ได้บอกไว้ครับ มันเป็นเรื่องของเราเองที่จะต้องคิดเอาเอง ว่าอะไรเหมาะสม

เช่นว่า  มีรายงานต้องรีบพิมพ์ส่ง เราก็อาจจะวางมันไว้หน้าคอม เคลียร์เอกสารอื่นไปวางไกลๆ ... พอเช้ามา เราก็เห็นไอ้รายงานนี้วางรออยุ่แล้ว เราก็หยิบมันขึ้นมาทำเลย 

เทคนิคง่ายๆครับ แต่ช่วยเตือนใจเราได้ดีทีเดียว หลักการต่างๆของ GTD มันก็แบบนี้แหล่ะครับ ง่ายๆ แต่ใช้ได้จริง ไม่ต้องเลิศหรูซับซ้อน ^ ^

ที่มาของรูปครับ http://nurturingyoursuccessblog.com/when-opportunity-does-not-knock/

ปล. เทคนิคนี้ลุงสอนไว้ในหนังสือชื่อ Ready for Anything ครับ