GTD Trick: Pile-File การจัดเก็บเอกสารแบบ เก็บง่าย-หาเจอไว

ผมเป็นคนมีปัญหากับการจัดเก็บเอกสารครับ หลักๆเลยก็ คือ เก็บแล้วหาไม่เจอ

บางทีก็จำไม่ได้ว่าอยู่ตรงใหน พอจะพยายามจัดให้เป็นระบบ ก็มานั่งงงอีกว่าควรจะจัดเข้าหมวดใหน แล้ว พอจะหาอีกก็ดันจำไม่ได้ว่าวันก่อนใส่แฟ้มอะไรไว้

จนมาวันนี้ได้เจอคลิปนึงในยูทูปครับ เค้าแนะวิธีการจัดเก็บเอกสารแบบที่ เก็บง่ายๆ และ หาเจอไว ใช้สมองน้อย (เหมาะกับผมมากครับ) ... ผมเลยจะเอามาแนะำนำให้ดูกัน

หลักการนะครับ

ถ้าได้ดูคลิปยูทูปแล้วจะรุ้เลยว่า เค้าได้ีมีการทำการวิจัยไว้ ว่าการเก็บเอกสารนั้นมีหลักๆอยู่ 2 แบบ ซึ่งเค้าก็วิจัยออกมาแล้ว ได้ผลแบบนี้ครับ

1. File คือการจัดเอกสาร "เป็นหมวดหมู่"

1. ข้อดี - หาง่าย, ข้อมูลเก็บเป็นระบบ
2. ข้อเสีย - เหนื่อยในการจัดเก็บ, ต้องคอยรักษาระบบการจัดเก็บไว้, บางทีก็ทำให้ไม่กล้าจะทิ้งเอกสาร, บางทีก็ซักแต่ว่าจัดเก็บโดยไม่สนใจเนื้อหา และ บางทีก็จัดหมวดหมู่เยอะเกินไป

2. Pile คือการจัดเอกสารแบบ "กองทับๆกัน"

1. ข้อดี - หาข้อมูลล่าสุดได้ทันที (เพราะมันอยู่บนสุด), ไม่ปวดหัวเวลาจัดเก็บ และ ทิ้งง่าย
2. ข้อเสีย - ระบบนี้จะเริ่มไม่ดีทั้งทีถ้า กองเอกสารสูงเกินไป หรือ เยอะเกินไป

แต่ละแบบก็มีข้อดีข้อเสียต่างกันครับ แต่ว่าจะดีกว่ามั้ย ถ้าเราจะเอาข้อดีของทั้ง 2 ระบบมารวมกันไปเลยคือ

1. จัดเํก็บง่าย
2. เรียงลำดับชัดเจนก่อนหลัง
3. แบ่งเป็นหมวดหมู่
4. มีระบบคอยเตือน
5. หาง่าย

ฟังดูสุดยอดเลยใช้มั้ยครับ ลองมาดูกันว่า ทำยังไง

เค้าได้คิดระบบที่ชื่อว่า Pile-File system ขึ้นมาครับ เป็นการจัดเก็บเอกสารที่เอาทั้งสองลักษณะที่ผมว่าไปแล้วมารวมกัน

วิธีการง่ายมากครับคือ 

1. ไปหาแฟ้มมา 1 อันครับ ทำใบปะหน้า เขียนเป็นหมวดหมู่ที่เราต้องการจะจัดไว้
2. มีเอกสารอะไรเข้ามา ก็เจาะรูแล้วเก็บซ้อนทับๆกันไปเลย โดยที่ของใหม่ก็อยู่บน
3. เอกสารใหนตรงกับหมวดหมู่ใหนที่เราจัดไว้ ก้เอา Post-it อันเล็กๆ มาแปะข้างกระดาษ ให้ตรงแนวเดียวกับ หมวดหมู่ที่เราเขียนไว้ในหน้าแรก

จบแล้วครับ!!!!!!

ที่มารูปครับ http://www.robsprotips.com

ทีนี้เวลาเราจะดูเอกสารที่เกี่ยวกับหมวดใหน เราก็เปิดไปตรงPost-Itที่แปะไว้ของหมวดนั้น อยากรู้ว่าเรื่องใหม่สุด ก็ไปดูที่ Post-it อันบนสุด 

หรือถ้าเรื่องใหนตรงกับหลายหมวด ก็แปะ Post-it ไปสองอันเลยครับ

ทีนี้ แล้วเราจะรู้ยังไงว่า เอกสารในที่ต้องการActionจากเรา ... คนสอนเค้าก็บอกว่า ให้ตั้งหมวดนึงชื่อว่า Action แล้วเอกสารใหนต้องการ Action ก้แปะ Post-it ลงไปให้ตรงกับหมวดนี้ ถ้าทำเสร็จแล้วก็เอาออก

เสร็จแล้วครับ ... เห็นมั้ยครับ ... เก็บง่าย หาเจอไว้ ... สุดยอดมากๆ 

แล้วก็เพื่อที่จะช่วยให้เราหาเอกสารเจอได้ง่ายขึ้น เค้าก็แนะนำให้เราเขียนเลขกำกับไว้ด้วยว่า แผ่นนี้เลขอะไร เวลาเรากลับมาหาอีกที จะได้หาเจอได้ไวขึ้น

ถ้าใครอยากจะศึกษาแบบละเอียด ก็เข้าไปดูได้ใน ยูทูปนี้เลยครับ (เสียงคนสอนชวนง่วงหน่อยนะครับ)

หรือไม่ก็เข้าไปอ่านได้ในเวปของเจ้าของเค้าเลยครับ

http://www.robsprotips.com/

เรื่องที่เกี่ยวข้อง
GTD Trick: วิธีแก้ลืม